De software die elke inkomende factuur leest, codeert en klaarzet zonder achter documenten aan te jagen.
Laat de AI-agent jouw factuurverwerking uitvoeren
Facturen herkennen
"Verwerk de ontvangen facturen van de afgelopen maand voor deze klant in Twinfield. Lees inkomende post uit Outlook in, herken leverancier, btw-identificatienummer, factuurnummer, factuurdatum, netto bedrag, btw-tarief en vervaldatum. Pas de coderingsstijl van het kantoor toe op basis van het boekingshistorie en de correcties uit de vorige afsluiting. Als een leverancier nieuw is of er geen vorige regel bestaat, vraag mij of ik het criterium van de vorige maand volg of een uitzondering aanleg. Vraag mij om een voorbeeldboeking als de leverancier nieuw is. Pauzeer voor het boeken en wacht op mijn goedkeuring. Lever een samenvatting met onduidelijke en incomplete facturen."
Leveranciers valideren
"Valideer de fiscale gegevens van leveranciers op de facturen van de afgelopen maand voor deze klant in Exact Online. Controleer het btw-identificatienummer tegen het VIES-formaat, het toegepaste btw-tarief, eventuele vrijstellingen en de kortingsregels uit de leveranciersovereenkomst. Als een nummer ongeldig lijkt of het regime van de leverancier niet duidelijk is, vraag mij voordat je de leverancier als geldig markeert. Vraag mij waar het kantoor de lijst met goedgekeurde leveranciers bijhoudt als je het document niet vindt. Boek geen wijziging in het leveranciersbestand zonder mijn goedkeuring. Lever een lijst met goedgekeurd, twijfelgeval en geblokkeerd in een rapport."
Duplicaten signaleren
"Beoordeel de facturen van de afgelopen maand in Yuki en signaleer mogelijke duplicaten, creditfacturen en correcties. Vergelijk factuurnummer, leverancier, bedrag, datum en oorspronkelijke referentie. Onderscheid een formele creditfactuur, met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, van een echt duplicaat. Als de match ambigu is, vraag mij of ik factuurnummer, bedrag of datum prioriteer. Pauzeer voor het markeren in het ERP en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij om een voorbeeld van hoe het kantoor creditfacturen markeert als je het patroon niet herkent. Archiveer het overzicht met beslissing per factuur in Google Drive."
Boekingsvoorstel klaarzetten
"Bereid het boekingsvoorstel voor de facturen van de afgelopen maand voor deze klant in Snelstart voor. Wijs een grootboekrekening, kostenplaats en btw-tarief toe op basis van klanthistorie en kantoorcodering. Voor terugkerende leveranciers volg je de eerder vastgelegde rubriek; voor nieuwe leveranciers vraag je mij om de bedoelde rekening. Vraag mij om de kostenplaatsenstructuur als die niet eenduidig uit het ERP komt. Boekvoorstellen met onbekende leveranciers blijven in afwachting tot mijn goedkeuring. Stuur het voorstel met onderbouwing per regel in het rapport, met een aparte sectie voor regels die ik handmatig moet beoordelen."
Tot 80% lagere kosten per factuurdossier
AI-agenten lezen, herkennen en coderen elke inkomende factuur per klant en bewaren de kantoorstijl voor terugkerende leveranciers. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen op nieuwe leveranciers, btw-uitzonderingen en ambigue grootboekrekeningen beslist en niet meer iedere factuur regelmatig zelf hoeft te coderen.
Codering die de klantstijl onthoudt
Factuurherkenning software die standaard rubrieken toepast werkt tot de eerste branche-eigenheid. De AI-agent factuurverwerking onthoudt per klant: vaste grootboekrekeningen, btw-behandeling, terugkerende kortingen en uitzonderingen. De volgende factuur komt al gecodeerd binnen volgens kantoorstijl. Sluit deze stap aan op het crediteurenproces met AI zodat het hele factuurverwerkingsproces tot betaling doorloopt.
Eén factuurinbox voor Twinfield, Exact Online, Yuki en Snelstart
Een echt boekhoudkantoor draait tegelijk klanten in Twinfield, Exact Online, Yuki, Snelstart en AFAS, zonder afstemming vooraf. De herkenningsflow moet naar het juiste ERP schrijven zonder dat het kantoor dezelfde coderingsregels per pakket dupliceert. Voor klanten met de e-facturatie verplichting sluit deze flow naadloos aan op Peppol e-facturatie met AI zodat structurele facturen direct het juiste pad krijgen. Sluit deze flow aan op drie-zijdige matching met AI voor een doorlopende dekking binnen het kantoor.
Wat doet Minded extra bovenop bestaande factuurherkenning software?
Minded kan op bestaande leestools draaien en gaat verder dan veldherkenning: hij controleert leverancier, btw-identificatienummer, tarief, kortingsregels, duplicaten en boekhoudkundige context. Het doel is dat de factuur al gecodeerd, gevalideerd en klaar voor beoordeling het ERP bereikt, niet alleen met goed gelezen velden.
Kan de AI-agent facturen uit mailbox en gedeelde mappen ophalen?
Ja. Minded haalt facturen uit Outlook-mailboxen, mailbijlagen en gedeelde Google Drive- of SharePoint-mappen, classificeert ingaand, uitgaand, credit of duplicaat en bereidt het workflow per klant voor. Dat helpt wanneer het kantoor documenten uit veel klantkanalen mengt en de maand moet ordenen voor codering.
Hoe valideert de agent btw, leverancier en kortingsregels?
De agent vergelijkt de gelezen gegevens met de regels per leverancier, het boekingshistorie en de toepasselijke btw-tarieven. Hij markeert bedragen, btw-rubrieken, kortingen en btw-identificatienummers die niet kloppen voordat de boeking naar het ERP gaat. De controle blijft traceerbaar voor het team.
Werkt Minded met Twinfield, Exact Online, Yuki, Snelstart en AFAS?
Minded is gemaakt voor gemengde portfolios. De agent kan boekingen, voorstellen of revisies klaarzetten in het pakket dat per klant gebruikt wordt. Een typische opzet ontvangt facturen in een centrale inbox en boekt vervolgens in Twinfield, Exact Online, Yuki, Snelstart, Moneybird of AFAS afhankelijk van de klant.
Hoe gaat Minded om met creditfacturen en duplicaten?
De agent vergelijkt factuurnummer, leverancier, bedrag, datum en oorspronkelijke referentie om creditfacturen van echte duplicaten te onderscheiden. Bij twijfel pauzeert hij en vraagt het kantoor om prioriteit op factuurnummer, bedrag of datum. Niets wordt als duplicaat verwijderd zonder expliciete goedkeuring.