De software die elk bonnetje codeert en de terugbetaling klaarzet zonder Excel-formulieren.
Laat de AI-agent jouw declaraties uitvoeren
Bonnetjes herkennen
"Verwerk de declaraties van de afgelopen maand voor deze klant in Twinfield. Lees bonnetjes uit Outlook-bijlagen, mobiele uploads en gedeelde mappen, herken leverancier, datum, totaalbedrag, btw-tarieven, btw-bedrag en de werknemer die declareert. Vergelijk met eerdere declaraties van dezelfde medewerker en signaleer dubbele invoer. Vraag mij om het declaratiebeleid van de klant als je geen drempelbedragen vindt. Vraag mij om een voorbeeld als een bonnetje van een nieuw type onkosten komt. Voor het registreren in het declaratiesysteem pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Lever een overzicht met geregistreerde, twijfelgevallen en geblokkeerde bonnetjes voor afsluiting."
Kilometers rekenen
"Bereken de kilometervergoeding voor deze klant in AFAS over de afgelopen periode. Lees de ritregistratie uit een rittenapp of declaratieformulier, controleer vertrek- en bestemmingsadres, tel zakelijke kilometers en pas het tarief van de klant toe op basis van het personeelshandboek. Onlogische ritten, dubbele invoer en privéritten markeer je voor controle. Vraag mij om de actuele tariefkaart als je geen tarief in het klantdossier vindt. Vraag mij of een nieuwe locatie als zakelijke bestemming geldt. Voor de goedkeuring van de kilometeropgave pauzeer en wacht op mijn vrijgave. Archiveer het kilometerverslag per werknemer in Google Drive."
Btw coderen
"Codeer de btw op de declaraties voor deze klant in Exact Online. Pas per bonnetje de juiste aftrekregels toe: vooraftrek volgens btw-rubriek, beperking op personenauto, horeca-aftrekregel en gemengde uitgaven. Voor representatiekosten boven de fiscale drempel signaleer je het meerdere als gemengde uitgave. Vraag mij om de aftrekmatrix van het kantoor als je een rubriek niet kunt traceren. Vraag mij om een voorbeeld als de leverancier in een nieuwe categorie valt. Voor wijzigingen aan eerder geboekte declaraties pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Lever een overzicht met btw-onderbouwing per declaratie en samenvatting per rubriek."
Terugbetaling klaarzetten
"Stel een terugbetaling op voor de goedgekeurde declaraties van deze klant in Moneybird voor de afgelopen periode. Bouw een SEPA-batch met IBAN, bedrag en omschrijving per werknemer, gecodeerd op de juiste grootboekrekening en kostenplaats. Vraag mij om de actuele IBAN van een werknemer als die op de werknemerskaart afwijkt van eerdere terugbetalingen. Vraag mij om de afspraken met de klant over salarisrun-terugbetaling als die niet duidelijk zijn. Voor verzending van de batch naar de bank pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Lever het terugbetalingsoverzicht in een rapport naar het loonkanaal voor verwerking in de eerstvolgende salarisrun."
Tot 80% lagere kosten per declaratiedossier
AI-agenten verwerken declaraties van klanten: bonnen lezen, beleid toetsen, btw uitsplitsen en boeken in het pakket. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen uitzonderingen op het kostenbeleid, dubbele bonnen en btw-twijfels beoordeelt en geen losse bonnetjes meer hoeft te coderen of na te lopen.
Declaratieregels die het kantoor en de klant kennen
Standaard declaratie-apps hanteren één set regels die nooit overeenkomt met de afspraken van een specifieke klant. Minded leert per klant het beleid: kilometertarief, representatiedrempel, goedkeuringsgrens en kostenplaats. Combineer deze stap met de factuurverwerking met AI zodat declaraties en inkoopfacturen dezelfde coderingsstijl delen en op dezelfde grootboekrekeningen landen.
Eén declaratieflow voor Twinfield, Exact Online en AFAS
Een boekhoudkantoor draait declaraties tegelijk in Twinfield, Exact Online, Yuki en AFAS, afhankelijk van waar de klantadministratie staat. Dezelfde declaratieroutine draait per klant in het juiste pakket en levert dezelfde btw-onderbouwing. Voor de btw-aangifte koppelt deze flow door naar de btw-compliance met AI zodat aftrekbare btw op declaraties consistent met inkoopfacturen wordt verwerkt. Sluit deze flow aan op crediteurenproces met AI voor een doorlopende dekking binnen het kantoor.
Hoe verwerkt de AI-agent bonnetjes uit foto's en mail?
De agent leest bonnetjes uit Outlook, mailbijlagen, foto-uploads en mobiele apps. Hij herkent leverancier, datum, totaalbedrag, btw-tarieven, btw-bedrag en de werknemer die declareert. Onleesbare of incomplete bonnetjes worden gemarkeerd voor controle voordat ze in het declaratiesysteem terechtkomen. Dubbele invoer wordt direct geweerd.
Hoe wordt kilometervergoeding berekend en gecontroleerd?
De agent leest de ritregistratie uit een rittenapp of formulier, controleert vertrek- en bestemmingsadres, telt zakelijke kilometers en past het tarief van de klant toe. Onlogische ritten, dubbele invoer en privéritten worden gemarkeerd. De boekhouder geeft de berekening vrij voor terugbetaling.
Welke btw mag worden afgetrokken op zakelijke onkosten?
De agent past per bonnetje de juiste aftrekregels toe: vooraftrek volgens btw-rubriek, beperking op personenauto en horeca-aftrekregel. Twijfelgevallen worden gemarkeerd voor de fiscalist. Aan het kwartaaleinde levert de agent de declaraties met btw-onderbouwing aan voor de btw-aangifte, inclusief overzicht per rubriek.
Hoe gaat Minded om met representatiekosten en horeca?
Representatiekosten en zakelijke horeca volgen de aftrekbeperking volgens het inkomstenbelastingbeleid van de klant. De agent past de drempel toe, signaleert overschrijdingen en stelt voor om het meerdere als gemengde uitgave te coderen. Niets wordt geboekt zonder mijn goedkeuring.
Hoe wordt de terugbetaling aan de werknemer klaargezet?
Na goedkeuring van de declaraties stelt de agent een SEPA-batch op voor terugbetaling aan de werknemer, gecodeerd op de juiste grootboekrekening en kostenplaats. De batch wacht op verzending door de boekhouder. Een terugbetalingsoverzicht gaat naar het loonkanaal voor verwerking in de eerstvolgende salarisrun.