De software die Wwft, UBO en NBA-regels bewaakt zonder dat het kantoor in checklists verdrinkt.
Laat de AI-agent jouw compliance uitvoeren
Cliëntonderzoek doen
"Voer het Wwft cliëntonderzoek uit voor deze nieuwe klant in AFAS. Verzamel identificatiedocumenten van bestuurders en UBO's, het KvK-uittreksel, de UBO-aangifte, eventuele aandeelhoudersovereenkomst en het beoogde dienstenpakket. Pas de NBA-richtlijnen toe en stel het onderzoeksniveau voor: vereenvoudigd, normaal of verscherpt. Vraag mij om het kantoorbeleid voor risico-indicatoren als je het document niet vindt in het kwaliteitssysteem. Vraag mij om de standaard intakelijst als je een ontbrekend stuk tegenkomt. Voor klanten met een verhoogd risicoprofiel pauzeer en wacht op mijn goedkeuring voor het activeren. Stuur een dossieroverzicht in Google Drive met onderbouwing van de classificatie en bewaardatum voor de jaarlijkse herhaling."
UBO controleren
"Controleer de UBO-registratie van deze klant in Twinfield tegen het KvK UBO-register en de eigen identificatie van het klantdossier. Vergelijk geregistreerde UBO's met aandeelhoudersovereenkomst en bestuurssamenstelling. Markeer afwijkingen, verlopen UBO-registraties en wijzigingen in zeggenschap. Als een UBO ontbreekt in het register terwijl de aandelenstructuur dat wel vereist, pauzeer en signaleer de compliance-officer in Slack. Vraag mij om de meest recente structuurschema van het kantoor als je het niet kunt traceren. Voor het sluiten van een UBO-controle pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Documenteer het uittreksel, onderbouwing en controledatum in het klantdossier."
PEP screenen
"Screen de klant en de geregistreerde UBO's voor deze klant in Exact Online tegen PEP- en sanctielijsten. Voer de screening uit op naam, geboortedatum en nationaliteit. Bij een hit pauzeer je de klantactivatie, stuur via Outlook een escalatie naar de compliance-officer en bouw een dossier op met de matchcontext. Vraag mij om de meest recente kantoorrichtlijn voor verhoogd risico als je de procedure niet kent. Vraag mij of een false positive eerder is afgewikkeld voor deze klant. Niets gaat verder zonder expliciete beoordeling van de officer. Plan een herhaling van de screening na zes maanden in het compliance-systeem."
Dossier bijhouden
"Houd het compliance-dossier per klant in AFAS bij over de afgelopen periode. Bewaak bewaartermijnen per dossiertype: fiscale stukken zeven jaar, vennootschapsstukken twintig jaar, identificatiedocumenten Wwft vijf jaar na einde relatie. Signaleer dossiers die het naderende einde van een termijn bereiken. Bij vernietigingsbesluit pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij om het bewaarbeleid van het kantoor voor afwijkende dossiers. Vraag mij of een specifiek dossier in een lopende controle staat als je twijfelt over vernietiging. Stuur het bewaartermijn-overzicht naar Google Drive en plaats een signaal in Slack met geplande acties per dossiertype."
Compliance-routine zonder handmatige checklist
AI-agenten draaien de terugkerende compliance-controles per klant: deadlines bewaken, KYC-actualisaties uitvoeren, verplichte rapportages voorbereiden en de audit-trail compleet houden. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen op uitzonderingen, materiële bevindingen en nieuwe regelgeving stuurt en geen losse spreadsheets meer hoeft bij te houden.
Compliance-routine die het kantoorbeleid kent
Standaard compliance-suites werken met algemene checklists die het kantoor zelf moet invullen. Minded leert het kantoorbeleid: risico-indicatoren, escalatieprocedures, kantoorrol-rechten en hoe verhoogd risico per dienstenpakket en per regio wordt afgehandeld. Combineer deze stap met de audit-voorbereiding met AI zodat compliance-stukken en audit-stukken in hetzelfde permanente dossier blijven en gemakkelijk te lokaliseren zijn.
Een audit log over het hele klantbestand
Een compliance-controle van NBA of de Belastingdienst vraagt om reproduceerbare beslissingen. Minded houdt per klant vast welk onderzoeksniveau is toegepast, welke UBO-controle heeft plaatsgevonden en welke PEP-screening is gedraaid. Voor klanten met financiële rapportageplicht koppelt deze flow door naar de statutaire rapportage met AI zodat compliance- en rapportagedossiers consistent blijven. Sluit deze flow aan op SBR-aanlevering met AI voor een doorlopende dekking binnen het kantoor.
Hoe voert de AI-agent Wwft cliëntonderzoek uit?
Bij iedere nieuwe klant verzamelt de agent identificatiedocumenten, KvK-uittreksel, UBO-informatie en risicoclassificatie. Hij past de richtlijnen van NBA toe en stelt een onderzoeksniveau voor: vereenvoudigd, normaal of verscherpt. De compliance-officer geeft de classificatie vrij voordat de klant geactiveerd wordt.
Hoe wordt een UBO-controle uitgevoerd en gedocumenteerd?
De agent vergelijkt de UBO-aangifte van de klant met het KvK UBO-register en de eigen identificatie. Afwijkingen, verlopen UBO-registraties en wijzigingen in zeggenschap worden gemarkeerd. Het dossier bevat een uittreksel, een onderbouwing en een datum van controle die jaarlijks automatisch herhaalt.
Wat gebeurt er bij een PEP-melding of verhoogd risico?
De agent screent klanten en UBO's tegen PEP- en sanctielijsten. Bij een hit pauzeert hij de klantactivatie, escaleert via Outlook naar de compliance-officer en bouwt een dossier op met de matchcontext. Niets gaat verder zonder expliciete beoordeling van de officer.
Hoe houdt Minded de NBA-gedragsregels actueel?
De agent volgt de publicaties van NBA en koppelt wijzigingen aan de relevante kantoorrollen en handelingen. Bij relevante wijzigingen krijgt het kantoorbestuur een melding met de impact op de werkprocedures, de noodzakelijke aanpassing van het kantoorhandboek en de medewerkers die opnieuw moeten worden geïnformeerd.
Welke bewaartermijnen worden automatisch bewaakt?
Per dossiertype bewaakt de agent verschillende termijnen: fiscale stukken zeven jaar, vennootschapsstukken twintig jaar, identificatiedocumenten Wwft vijf jaar na einde relatie. Bij naderend einde van een termijn krijgt het kantoor een signaal met optie tot vernietiging of bewaarverlening.