De software die elke openstaande factuur opvolgt zonder dat je aanmaningen handmatig hoeft te jagen.
Laat de AI-agent jouw incasso uitvoeren
Aanmaningen sturen
"Stuur de aanmaningen voor openstaande verkoopfacturen van de afgelopen maand voor deze klant in Twinfield. Lees per debiteur de openstaande regels, vervaldatum en betalingsgeschiedenis uit. Pas het aanmaningsritme toe dat het kantoor voor deze klant heeft afgesproken: eerste herinnering, formele aanmaning, finale ingebrekestelling. Stuur vanuit Outlook met de juiste handtekening en taal van de debiteur. Vraag mij om de standaard aanmaningstemplate als je die niet vindt in de klantkaart. Voor de finale ingebrekestelling pauzeer je en wacht op mijn goedkeuring, omdat dit juridische gevolgen heeft. Stuur een Slack-overzicht met verzonden aanmaningen en debiteuren die handmatige opvolging vragen."
Automatische incasso
"Bereid een automatische incasso voor de openstaande SEPA Direct Debit-mandaten van deze klant in Exact Online voor. Verzamel openstaande facturen waarvan het mandaat actief is, controleer IBAN, einddatum mandaat en bedraglimiet en bouw een SEPA-batchbestand. Vraag mij om het meest recente mandaatregister als je een afwijking ziet tussen klantkaart en het bestand. Voor mandaten die binnen 60 dagen aflopen markeer je de debiteur voor verlenging. Pauzeer voor de definitieve aanlevering aan de bank en wacht op mijn goedkeuring. Stuur de batch en een logoverzicht naar Google Drive en plaats een melding in de incassoplanning."
Disputes oplossen
"Behandel de openstaande disputes voor deze klant in Yuki van de afgelopen maand. Voor iedere betwiste factuur identificeer je het type dispute: kwaliteit, prijs, levering of administratie. Pauzeer de aanmaningsstroom voor de betreffende regels en zet ze in het dispute-dossier. Vraag mij om de standaard verloopbrief als je geen template per type vindt. Vraag mij naar de drempel waarboven een credit-nota wordt voorgesteld als die niet op de klantkaart staat. Niets gaat naar een extern incasso-bureau zonder mijn goedkeuring. Stuur een Slack-overzicht met openstaande disputes, eigenaar, geplande vervolgactie en de impact op de openstaande positie."
Betalingsregeling treffen
"Stel een betalingsregeling voor de debiteuren met blijvende achterstand voor deze klant in Moneybird op. Bereken termijnbedrag, looptijd en startdatum op basis van het openstaand saldo, betalingsgeschiedenis en de termijnpolicy van het kantoor. Vraag mij om de regelingstandaard als je geen kantoorbeleid vindt. Voor regelingen die het standaardtarief overschrijden in looptijd of korting, pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Bewaak na ondertekening de maandelijkse betalingen en signaleer eerste achterstand op de regeling. Stuur de regelingbrief vanuit de klantmailbox in Slack en bewaar het ondertekend document samen met het bewakingsschema in het klantdossier."
Drijft de incasso met AI-agenten
AI-agenten plannen herinneringen per klant en debiteur, escaleren betwiste facturen, koppelen ontvangsten en documenteren de communicatie in één gedeeld dossier. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen op materiële openstaande posten, betalingsregelingen en juridische escalaties stuurt en niet iedere herinnering apart hoeft te versturen.
Aanmaningsritme dat de klant kent
Aanmaningstools die één template gebruiken botsen met klanten die altijd snel betalen of structureel laat betalen. Minded onthoudt per klant en per debiteur het juiste ritme: eerste herinnering met vriendelijke toon, formele aanmaning, finale ingebrekestelling. Combineer deze stap met de AR-automatisering met AI zodat verkoopfacturen, vervaldatum en aanmaning in dezelfde flow blijven.
Eén incassoflow voor Twinfield, Exact Online, Yuki en Moneybird
Een boekhoudkantoor draait debiteurenadministratie tegelijk in Twinfield, Exact Online, Yuki en Moneybird. Dezelfde incassoroutine draait per klant in het juiste pakket, met identieke aanmaningstaal en escalatieritme. Voor de cashflow-impact koppelt deze flow door naar de cashflow forecast met AI zodat het kantoor het effect op de liquiditeit van de eindklant kan rapporteren. Sluit deze flow aan op factuurverwerking met AI voor een doorlopende dekking binnen het kantoor.
Hoe weet de AI-agent wanneer een klant moet worden aangemaand?
De agent leest per klant de openstaande facturen, vervaldatum en betalingsgeschiedenis. Hij past het aanmaningsritme van het kantoor toe en houdt rekening met klanten die altijd binnen vijf dagen betalen versus traagbetalers. Een eerste herinnering, formele aanmaning en finale ingebrekestelling gaan automatisch in de juiste volgorde.
Hoe wordt SEPA-incasso voorbereid en gecontroleerd?
Voor klanten met geldig SEPA Direct Debit-mandaat verzamelt de agent de openstaande facturen, controleert IBAN, einddatum mandaat en bedraglimiet, en bereidt een SEPA-batch voor. Bij twijfel over het mandaat pauzeert hij. Verzending naar de bank gebeurt pas na goedkeuring van de boekhouder.
Wat doet de agent als een klant een factuur betwist?
Bij een dispute markeert de agent de factuur, classificeert het type betwisting en pauzeert de aanmaningsstroom voor die regel. Het dispute-dossier komt in Slack zodat de boekhouder de klant kan benaderen. Niets gaat naar incasso-bureau zonder expliciete vrijgave van het kantoor.
Kan Minded een betalingsregeling opstellen en bewaken?
Ja. Bij blijvende achterstand stelt de agent een betalingsregeling voor met termijnbedrag, looptijd en startdatum op basis van het openstaand saldo. Na goedkeuring bewaakt hij maandelijkse betalingen en signaleert achterstand op de regeling, zodat het kantoor tijdig kan ingrijpen.
Welke effect heeft dit op de DSO van onze klanten?
De agent rapporteert DSO per klant en per debiteur en vergelijkt met de vorige periode. Daling van DSO komt door consistente aanmaningsroutine, snellere disputeafhandeling en gerichte SEPA-incasso. Het rapport gaat maandelijks naar de boekhouder en de eindklant als onderdeel van de management-rapportage.