De software die de jaarcontrole zonder paniek voorbereidt en de externe accountant klaarzet.
Laat de AI-agent jouw audit-voorbereiding uitvoeren
Aansluitstaten opstellen
"Stel de aansluitstaten op voor de controleobjecten van deze klant in Twinfield voor het rapportagejaar. Bouw per controleobject een aansluiting van het beginsaldo via mutaties naar het eindsaldo: voorraden, debiteuren, crediteuren, banken, vooruitbetaalde kosten en overlopende passiva. Vergelijk de uitkomst met de saldibalans en signaleer afwijkingen. Vraag mij om het kantoorhandboek voor afwijkende controleobjecten als je het document niet vindt. Vraag mij naar de materialiteitsdrempel voor deze klant als die niet uit de planning blijkt. Voor het sluiten van een aansluitstaat pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Archiveer alle staten in Google Drive."
Steekproef onderbouwen
"Onderbouw de steekproeven voor de jaarcontrole van deze klant in Exact Online. Selecteer volgens de steekproefmethode die het kantoor hanteert, haal onderliggende facturen, contracten en betaalbewijzen op uit het ERP en het documentdossier, en leg per element vast wat de onderbouwing is. Voor terugkerende controleobjecten gebruik je vorig-jaars steekproeven als referentie, nooit als vervanging. Vraag mij om het tolerantieniveau van het kantoor als je dat niet vindt. Vraag mij om een voorbeeld van een eerdere onderbouwing als de methode ambigu is. Voor het indienen pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Lever een overzicht met steekproef, onderbouwing en uitzonderingen."
Confirmaties versturen
"Stuur confirmation requests voor deze klant vanuit AFAS naar banken, advocaten, top-tien debiteuren en top-tien crediteuren. Stel de brieven op volgens het kantoorsjabloon en verzend ze vanuit Outlook. Houd de status per partij bij en volg automatisch op bij uitblijvende antwoorden na twee weken. Vraag mij om de adreslijst van geconfirmeerde partijen als je een tegenpartij niet kunt traceren. Vraag mij om het escalatiesjabloon als een tweede herinnering nodig is. Voor het uitvoeren van een derde escalatie pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Stuur het confirmation-statusrapport naar de externe accountant met de gepoogde acties."
Audit-mappe aanleveren
"Stel de audit-mappe voor deze klant samen in Twinfield over het rapportagejaar. Voeg saldibalans, kolommenbalans, aansluitstaten, steekproefonderbouwing, ontvangen confirmaties, juridische bevestigingen, grootboekrekeningen-mutaties en correspondentie samen. Sorteer de mappe volgens de indeling van het kantoorhandboek. Vraag mij om de juiste werkpapieren-structuur als die niet uit eerdere jaren beschikbaar is. Vraag mij om de aanleveringsvoorkeur van de externe accountant als die niet op de klantkaart staat. Voor het delen van de mappe met de externe accountant pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Archiveer de mappe in Google Drive met een leeswijzer en een lijst van openstaande punten voor de afsluitende controle."
Audit-voorbereiding zonder handmatige PBC-lijst
AI-agenten verzamelen onderbouwingen, sluiten aan op het werkdossier en beantwoorden routinematige PBC-vragen per klant in één gedeeld dossier. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen op materiële onderwerpen, schattingen en interpretaties van de controlerend accountant reageert en geen losse documenten meer hoeft op te zoeken.
Audit-routine die het kantoorhandboek volgt
Standaard audit-templates zijn rekeningagnostisch en vragen elk jaar veel handwerk om aan het klantrekeningschema te koppelen. Minded leert per klant welke werkpapieren-structuur het kantoor gebruikt en welke steekproefmethode per controleobject is afgesproken. Combineer deze stap met de maandafsluiting met AI zodat afsluitstukken en audit-werkpapieren hetzelfde permanente dossier delen.
Eén audit-mappe voor de externe accountant
Een gefragmenteerde audit-mappe vertraagt elke jaarcontrole. Minded stelt de mappe samen volgens kantoorindeling, met aansluitstaten, steekproefonderbouwing, confirmaties en grootboekrekeningen-mutaties op één plek. Voor klanten met publicatieplicht koppelt deze stap door naar de statutaire rapportage met AI zodat audit en publicatie hetzelfde dossier delen voor de externe accountant. Sluit deze flow aan op journaalposten met AI voor een doorlopende dekking binnen het kantoor.
Hoe stelt de AI-agent de aansluitstaten op?
Per controleobject bouwt de agent een aansluitstaat van het beginsaldo via mutaties naar het eindsaldo, met onderbouwing per regel. Voorraden, debiteuren, crediteuren en banken worden afzonderlijk samengesteld, gekoppeld aan het rekeningschema. Afwijkingen ten opzichte van de saldibalans worden voor controle gemarkeerd.
Welke steekproefonderbouwing kan worden geautomatiseerd?
De agent selecteert steekproeven volgens de methode die het kantoor hanteert, haalt onderliggende stukken op uit het ERP en het documentdossier en legt onderbouwing per element vast. Vorig-jaar steekproeven worden hergebruikt als referentie, niet vervangend. De externe accountant kiest de definitieve selectie.
Hoe worden confirmation requests verstuurd en gevolgd?
De agent stelt confirmation requests op voor banken, advocaten, debiteuren en crediteuren, verstuurt ze vanuit Outlook en houdt de status per partij bij. Bij uitblijvende antwoorden volgen herinneringen automatisch. Niet-ontvangen bevestigingen worden voor de externe accountant gemarkeerd met de gepoogde acties.
Hoe wordt de audit-mappe aan de externe accountant aangeleverd?
De agent stelt de audit-mappe samen met aansluitstaten, steekproefonderbouwing, ontvangen confirmaties, juridische bevestigingen en grootboekrekeningen-mutaties. De volledige mappe wordt in Google Drive klaargezet en gedeeld met de externe accountant, inclusief leeswijzer en lijst met openstaande punten. De boekhouder geeft het delen vrij.
Wat verandert er voor een controleplichtige klant per rapportagejaar?
De agent volgt wijzigingen in NBA-controlestandaarden, in fiscale wet- en regelgeving en in het kantoorhandboek. Wijzigingen die het controleobject raken worden voorafgaand aan het rapportageseizoen gesignaleerd, zodat het kantoor de werkprocedure tijdig kan aanpassen. Wijzigingen worden ook in het permanente dossier opgenomen.