De software die elke verkoopfactuur uitstuurt en betalingen meteen aan de juiste regel koppelt.
Laat de AI-agent jouw debiteurenbeheer uitvoeren
Verkoopfacturen opstellen
"Stel de verkoopfacturen op voor deze klant in Moneybird voor de afgelopen periode. Lees per debiteur het facturatieschema, contractprijzen, kortingsregels, btw-tarief en valuta uit het klantdossier. Pas maandelijkse, leverings- of projectfacturatie toe volgens het patroon dat het kantoor heeft vastgelegd. Vraag mij om de actuele tariefkaart als een prijs ambigu is. Vraag mij om de standaard factuurtekst per debiteur als die niet op de klantkaart staat. Voor het verzenden vanuit Outlook pauzeer en wacht op mijn goedkeuring per partij. Lever een overzicht in een rapport met opgestelde facturen, twijfelgevallen en blokkeringen voor afsluiting van de periode."
Betaling matchen
"Match de bankbetalingen van deze klant in Exact Online met de openstaande verkoopfacturen van de afgelopen maand. Als de bankkoppeling via Tink nog niet staat, vraag mij om die eerst te activeren. Vergelijk referentie, bedrag, valuta en debiteur tegen de openstaande postenlijst. Bij meerdere kandidaten signaleer je de drie meest waarschijnlijke matches en vraag mij welke prioriteit ik wil: referentie, bedrag of valuta. Vraag mij om een eerdere afstemming voor deze debiteur als je het matchpatroon niet kent. Pauzeer voor het definitieve boeken en wacht op mijn goedkeuring per ambigue regel. Lever een matchrapport in een rapport."
Deelbetaling boeken
"Boek de deelbetalingen die de afgelopen periode binnenkwamen voor deze klant in Twinfield. Voor iedere deelbetaling boek je het betaalde deel af tegen de juiste regel en houd het restant open, gemarkeerd met het verschil. Onder de materialiteitsdrempel boek je valutaverschillen op het ingestelde koersverschillen-grootboek. Boven die drempel pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij naar de drempel als die niet uit het klantdossier blijkt. Vraag mij om de afspraken met de debiteur als je een terugkerende deelbetaling-patroon niet herkent. Lever een uitsplitsing in een rapport met geboekte deelbetalingen, openstaande resten en valutaverschillen."
Rapportage opstellen
"Stel de debiteurenrapportage voor deze klant in AFAS op over de afgelopen maand. Bouw een ouderdomsanalyse per debiteur, DSO per klantsegment, openstaande posten per debiteur en concentratierisico op de top-tien-debiteur. Vergelijk met de vorige maand en signaleer afwijkingen. Vraag mij om de gewenste rapportagestructuur als het kantoor een eigen template hanteert. Vraag mij naar de drempel waarboven concentratierisico wordt gemeld als die niet uit het kantoorbeleid blijkt. Voor het verzenden van de rapportage aan de eindklant pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Archiveer de rapportage in Google Drive en stuur het overzicht."
Tot 80% lagere kosten per debiteurendossier
AI-agenten voeren het debiteurenbeheer per klant: facturen versturen, betalingen koppelen, herinneringen plannen en disputen documenteren. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen op materiële openstaande posten, betwiste facturen en escalaties stuurt en niet meer iedere debiteurenregel hoeft na te lopen.
AR-routine die klantvoorwaarden onthoudt
Standaard ERP-modules werken met algemene betalingstermijnen die de werkelijke contracten van klanten negeren. Minded onthoudt per debiteur de afspraken: betaaltermijn, kortingsregels, eindbetalingsdag van de maand, valuta en eventuele incasso-uitsluiting. Combineer deze stap met de factuurverwerking met AI zodat inkomende en uitgaande facturen dezelfde herkenningsregels en codering delen.
Eén debiteurenflow voor Twinfield, Exact Online en Moneybird
Een boekhoudkantoor draait debiteurenbeheer tegelijk in Twinfield, Exact Online, Yuki en Moneybird. Dezelfde routine draait per klant in het juiste pakket en levert een uniforme debiteurenrapportage. Wanneer een factuur over de termijn is, draagt deze flow naadloos over aan de incasso en credit management met AI zodat aanmaningen en SEPA-incasso in dezelfde debiteurendossier blijven. Sluit deze flow aan op liquiditeitsprognose met AI voor een doorlopende dekking binnen het kantoor.
Hoe stelt de AI-agent verkoopfacturen op zonder elke klant te vragen?
De agent leest per klant het facturatieschema, contractprijzen, kortingsregels en valuta. Maandfacturatie, leveringsfacturatie en projectfacturatie volgen het patroon dat het kantoor heeft vastgelegd. Facturen worden klaargezet in het ERP en pas verstuurd na goedkeuring van de boekhouder per partij.
Hoe wordt een bankbetaling gematcht met openstaande facturen?
De agent leest de bankboekingen, vergelijkt referentie, bedrag, valuta en debiteur tegen de openstaande postenlijst en koppelt automatisch. Ambigue boekingen krijgen een markering met de drie meest waarschijnlijke matches. De boekhouder kiest of de agent valuta of referentie als prioriteit moet volgen.
Wat gebeurt er met deelbetalingen en valutaverschillen?
Bij een deelbetaling boekt de agent het betaalde deel af tegen de juiste regel en laat het restant openstaan, gemarkeerd met het verschil. Valutaverschillen worden op het ingestelde koersverschillen-grootboek geboekt na drempelcontrole. Niets boven het materialiteitsdrempel wordt geboekt zonder goedkeuring.
Welke debiteurenrapportages levert Minded?
De agent levert maandelijks een ouderdomsanalyse, DSO per klant, openstaande posten per debiteur en concentratierisico per top-tien-debiteur. Deze rapportages komen in de management-rapportage van het kantoor en kunnen direct naar de eindklant worden gestuurd met toelichting per klant.
Hoe sluit dit aan op de aanmaningsstroom in het kantoor?
AR-automatisering levert de openstaande positie en betalingsgeschiedenis aan de incassoflow. Zodra een factuur over de termijn is, neemt de aanmaningsroutine het over. Het kantoor ziet beide stromen in één debiteurendossier per klant en kan onderling switchen zonder de gegevens te dupliceren.