Die 3-Way-Match-Software, die Bestellung, Lieferschein und Rechnung pro Mandant aktiv prüft.
Lass den KI-Agenten dein Drei-Wege-Match erledigen
Bestellung erfassen
"Erfasse die aktiven Bestellungen des laufenden Monats für diesen Mandanten in DATEV. Lies Bestellnummer, Lieferant, Artikel, Menge, Preis, Bestell-Datum, gewünschtes Lieferdatum und Zahlungs-Bedingungen aus dem Mandanten-Bestellsystem oder dem Microsoft-365-Postfach. Wenn eine Bestellung als E-Mail oder Angebot vorliegt, frag mich, ob ich sie als formale Bestell-Referenz aufnehme oder einen Klärfall anlege. Bitte mich um die Bestell-Richtlinie der Kanzlei, falls du sie nicht im Mandantenordner findest. Vor dem Festschreiben pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Liefere eine Übersicht in der Akte mit erfassten Bestellungen, fehlenden Bestell-Referenzen, neu hinzugekommenen Lieferanten und Klärfällen pro Mandant, sortiert nach offenem Bestellwert je Mandantin."
Wareneingang abgleichen
"Gleiche die Wareneingänge des laufenden Monats für diesen Mandanten in Lexware Office gegen die aktiven Bestellungen ab. Erfasse pro Wareneingang Lieferschein-Nummer, Liefer-Datum, Lieferant, gelieferte Menge und etwaige Mengen-Abweichungen aus dem Mandanten-System oder Personio-Bestell-Workflow. Wenn eine Teil-Lieferung kommt, frag mich, ob ich die Teil-Erwartung für die nächste Periode dokumentiere oder den Lieferschein zur Klärung markiere. Hole eine ältere Lieferung als Vergleichsmuster, falls du das Muster nicht findest. Vor dem Buchen pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Liefere eine Übersicht in der Akte mit abgeglichenen Wareneingängen, Teil-Lieferungen, Mengen-Abweichungen und Klärfällen sortiert nach Mandant und offener Teil-Erwartung der nächsten Periode."
Rechnung matchen
"Match die Eingangs-Rechnungen des laufenden Monats für diesen Mandanten in sevDesk gegen Bestellung und Wareneingang. Vergleiche pro Rechnung Lieferant, Bestellnummer, Artikel, Menge, Preis, Steuersatz und Zahlungs-Bedingungen. Prüfe Mengen- und Preis-Toleranzen gegen die hinterlegte Mandanten-Toleranz. Wenn die Rechnung außerhalb der Toleranz liegt, pausierst du und frag mich, ob ich den Lieferanten anschreibe oder einen Klärfall anlege. Bitte mich um die Toleranz-Übersicht der Kanzlei, falls du sie nicht findest. Vor dem Buchen pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Liefere eine Übersicht in der Akte mit allen gematchten Rechnungen, Toleranz-Überschreitungen pro Lieferant und ausstehenden Klärfällen samt Vermutung des Agenten zur nächsten Aktion."
Differenzen klären
"Kläre die offenen Match-Differenzen des laufenden Monats für diesen Mandanten in DATEV. Identifiziere Bestellungen ohne Lieferschein, Lieferungen ohne Rechnung, Rechnungen mit fehlender Bestell-Referenz und Toleranz-Überschreitungen. Wenn ein Lieferant wiederholt außerhalb der Toleranz liegt, frag mich, ob ich die Toleranz für diesen Lieferanten temporär aussetze oder die Mandantin oder den Mandanten direkt einbeziehe. Hole eine vergleichbare Klärung aus dem Vormonat. Vor dem Anstoßen einer Lieferanten-Rückfrage pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Lege die Klärfälle-Liste samt Toleranz-Auswertung und Lieferanten-Statistik in Google Drive ab und melde eskalierte Lieferanten samt vorgeschlagener Maßnahme in der Akte zurück."
Drei-Wege-Match ohne manuellen Beleg-Abgleich
Bestell-Erfassung, Wareneingang-Abgleich, Rechnungs-Match und Klärung übernimmt der KI-Agent pro Mandant. Statt drei Belege manuell nebeneinander zu legen, läuft der Match strukturiert durch, sodass bis zu 80% niedrigere Bedienkosten im Drei-Wege-Match anfallen, weil die Kanzlei nur Differenzen, Über- und Unterlieferungen freigibt.
Match aus dem Mandanten-System statt separater 3-Way-Plattform
Eine klassische 3-Way-Match-Plattform verlangt eigene Stammdaten für Lieferanten, Bestellungen und Wareneingänge. Bei Kanzleien, die viele Mandanten betreuen, bedeutet das doppelte Pflege. Minded läuft im Mandanten-Buchhaltungs-System, übernimmt Bestelldaten aus dem hinterlegten Bestell-Workflow und führt das Match im gleichen Datensatz wie die Rechnungsverarbeitung mit KI durch, ohne dass eine zweite Plattform aufgebaut werden muss.
3-Way-Match-Software für DATEV, Lexware Office und sevDesk
3-Way-Match in mehreren ERPs ist Pflege-Aufwand. DATEV-Bestelldaten sehen anders aus als sevDesk-Wareneingänge, jeder Mandant hat seinen eigenen Bestell-Prozess. Minded führt die gleiche Match-Routine durch alle Welten. Für die nachgelagerte Buchung greift die Kreditorenbuchhaltung mit KI, und die Audit-Vorbereitung mit KI zieht die Match-Spur für die Betriebsprüfung.
Wann braucht ein Mandant das Drei-Wege-Match?
Mandanten mit hohem Bestellvolumen, Wareneingang-Prüfung oder strenger interner Kontrolle nutzen das Drei-Wege-Match, um Bestellung, Lieferschein und Rechnung vor der Buchung zu validieren. Branchen wie Handel, Produktion und Bau sind typische Kandidaten. Für reine Dienstleistungs-Mandanten reicht meist die normale Rechnungsverarbeitung ohne separates Match.
Wie geht der Agent mit Mengen- und Preis-Toleranzen um?
Pro Mandant lassen sich Toleranzen für Menge und Preis hinterlegen. Innerhalb der Toleranz verbucht der Agent die Differenz nicht stillschweigend, sondern markiert sie und legt einen Klärfall an. Bei Überschreitung pausiert das Match komplett und wartet auf die Berater-Freigabe oder Mandanten-Rückfrage zur Klärung.
Was passiert bei Teil-Lieferungen oder Teilrechnungen?
Teil-Lieferungen werden gegen die Original-Bestellung verknüpft, jede Teilrechnung gegen die bisherigen Lieferungen. Der Agent prüft, ob die Summe aller Teil-Rechnungen den Bestellwert nicht überschreitet und meldet kommende Teil-Erwartungen für die nächste Periode samt offener Restmengen und Restbeträgen je Bestellung.
Wie wird das Drei-Wege-Match GoBD-konform dokumentiert?
Jeder Match-Schritt wird mit Zeit, angewandter Regel und Verantwortlichem in der Kanzlei protokolliert. Die Spur ist nach Mandant, Bestellung und Rechnung durchsuchbar, mit Verknüpfung zum Original-Beleg. Manuelle Eingriffe und Toleranz-Überschreitungen werden dokumentiert, sodass die Audit-Vorbereitung den Match-Prozess revisionssicher nachvollziehen kann.
Funktioniert das Match auch ohne formales Bestellsystem?
Ja. Wenn ein Mandant keine formalen Bestellungen führt, kann der Agent E-Mail-Bestellungen, Angebote oder Rahmenverträge aus Microsoft 365 als Bestell-Referenz nutzen. Die Match-Logik bleibt gleich, nur die Quelle ändert sich. Bei fehlender Bestellung wird ein Klärfall angelegt, statt blind nach Rechnung zu buchen.