Die Software, die jeden Monatsabschluss übernimmt und Bilanzen sauber vorbereitet.
Lass den KI-Agenten deinen Monatsabschluss erledigen
Belege kontieren
"Kontiere die Belege des letzten Monats für diesen Mandanten in DATEV. Lies die Rechnungseingänge in Outlook aus, erfasse Lieferant, USt-ID, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Fälligkeit. Wende die Kontierungslogik des Mandanten nach Vormonats-Korrekturen und den SKR03/SKR04-Vorgaben der Kanzlei an. Wenn eine Sachkontenzuordnung fehlt, frag mich, ob ich das Konto aus dem Vormonat übernehme oder eine Ausnahme anlege. Bitte mich um ein Beispiel aus dem Kanzlei-Kontenrahmen, wenn der Lieferant neu ist. Vor dem Buchen pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Schick mir eine Zusammenfassung in der Akte mit unklaren Belegen, doppelten Rechnungen und Posten ohne USt-ID, damit ich sie vor der Kontierung freigebe."
Bank abstimmen
"Stimme die Bankbewegungen des letzten Monats für diesen Mandanten in Lexware Office mit den offenen Posten ab. Wenn die Bankverbindung über Tink noch nicht steht, frag mich, sie zuerst zu verbinden. Vergleiche Buchungstexte, Verwendungszweck, Betrag und Wertstellungsdatum gegen Rechnungen und Sammelüberweisungen. Wenn die Zuordnung mehrdeutig ist, frag mich, ob Lieferant, Betrag oder Datum Vorrang hat. Hole eine frühere Abstimmung des Mandanten, wenn du das Muster für wiederkehrende Lastschriften nicht findest. Verbuche keine Differenzen ohne meine Freigabe. Lege ein Abstimmungsprotokoll in Google Drive ab und melde offene Positionen mit Klärfall-Kommentar in der Akte, damit die Sachbearbeiterin sie am Folgetag bearbeiten kann."
Konten klären
"Kläre die offenen Posten und unklaren Sachkonten für den letzten Monat in sevDesk. Vergleiche OPOS-Liste, Buchungsjournale und vorbereitete Abschlussbuchungen pro Mandant. Wenn ein Sachkonto kein klares Muster aus früheren Monaten zeigt, markiere es für die Klärungsliste und buche es nicht selbstständig. Frag mich, wo die Kanzlei die laufende Klärungsliste pflegt, falls du sie noch nicht findest. Bei OPOS-Differenzen pausierst du und wartest auf meine Entscheidung, ob Skonto, Teilzahlung oder Stornierung greift. Liefere eine Mandanten-Übersicht in Slack mit geklärten Posten, offenen Posten, Skonto- und Teilzahlungsfällen sowie Begründungen, damit der Mandant gezielt nachreichen kann."
Abschluss übergeben
"Stelle die Abschluss-Mappe für den Monatsabschluss des letzten Monats in DATEV zusammen. Erfasse Hauptabschlussübersicht, Summen- und Saldenliste, Sachkonten-Bewegungen, OPOS-Liste und Kommentare zur Klärungsliste. Wenn der Mandant in die Jahresabschluss-Vorbereitung läuft, sammle zusätzlich Abgrenzungs- und Bilanz-Konten. Frag mich nach dem Berichtsstandard, den die Kanzlei für diesen Mandanten anwendet, wenn du ihn nicht findest. Vor dem Versand pausierst du und wartest auf meine Freigabe, weil die Mappe an den Mandanten oder Wirtschaftsprüfer geht. Lege das vollständige Abschluss-Paket in Google Drive ab und vermerke offene Klärfälle für den Folgemonat samt geplanter Termine und verantwortlichem Ansprechpartner in der Kanzlei."
Schließt den Monat ohne Excel-Klärungsliste
Kontierung, Bankabstimmung, OPOS-Klärung und Abschluss-Mappen-Übergabe laufen durch den KI-Agenten pro Mandant. Die Klärungsliste wird live geführt statt am Monatsende in Excel rekonstruiert. So sinken die Bedienkosten im Monatsabschluss um bis zu 80%, und das Team prüft nur echte Ausnahmen statt jede wiederkehrende Buchung.
Lernt den Coding-Style deiner Kanzlei
Standard-Kontierungsregeln helfen nur bis zur ersten Branchen-Eigenheit. Minded merkt sich, wie deine Kanzlei den Mandanten kontiert: welche SKR03- oder SKR04-Konten ihr für wiederkehrende Lieferanten setzt, welche Abgrenzungen ihr standardmäßig anwendet und welche Korrekturen in jedem Monatsabschluss zurückkehren. Die Kreditorenbuchhaltung mit KI liefert die Belege vorkontiert ein, die Bankabstimmung mit KI schließt den Flow.
Ein Abschluss-Flow für DATEV, Lexware und sevDesk
Eine echte Kanzlei führt Mandanten in DATEV, Lexware Office und sevDesk gleichzeitig, ohne dass die Software passt. Der gleiche Monatsabschluss-Ablauf läuft in jedem System, statt drei separate Routinen zu pflegen. Wenn der Jahresabschluss näher rückt, übergibt der Agent die abgestimmten Salden direkt an die Jahresabschluss-Vorbereitung mit KI und sammelt die Belege, die Wirtschaftsprüfer nachfordern.
Wie ersetzt Minded unsere Excel-Klärungsliste im Monatsabschluss?
Der KI-Agent führt die Klärungsliste mit. Offene Posten, unklare Sachkonten und fehlende Belege landen in einer Live-Übersicht, die der Sachbearbeiter prüft. Statt am Monatsende eine Excel-Datei zu pflegen, sieht das Team die Klärfälle mandantengenau in DATEV oder Lexware Office.
Was passiert, wenn ein Mandant DATEV nutzt und ein anderer Lexware Office?
Minded läuft pro Mandant in dem System, das die Kanzlei für den Mandanten führt. Der gleiche Monatsabschluss-Ablauf wird in DATEV, Lexware Office, sevDesk oder BuchhaltungsButler ausgeführt. So bleibt der Kanzleiprozess einheitlich, ohne Mandanten zu einem ERP zu zwingen.
Wie hält der KI-Agent GoBD und Verfahrensdokumentation ein?
Jeder Schritt wird protokolliert: welche Buchung der Agent vorgeschlagen hat, welche Regel angewendet wurde, wer freigegeben hat. Diese Spur lässt sich für die GoBD-Verfahrensdokumentation und für die Betriebsprüfung exportieren. Ergänzend bleibt der Belegfluss revisionssicher in der Mandantenakte erhalten. So fällt der GoBD-Nachweis nicht erst beim nächsten Audit an.
Wie geht der Agent mit OPOS und unklaren Sachkonten um?
OPOS-Klärung läuft in Schleifen: der Agent erkennt offene Posten, schlägt Zuordnungen anhand früherer Korrekturen vor und markiert Restposten. Sachkonten ohne klares Muster werden nicht automatisch gebucht, sondern für die Klärungsliste markiert. So bleibt die Kontrolle im Team und die Abschlussqualität wird nicht verwässert.
Kann Minded auch den Jahresabschluss vorbereiten, nicht nur den Monatsabschluss?
Ja. Die Erstellung von Jahresabschlüssen baut auf den abgestimmten Monatsabschlüssen auf. Der Agent bereitet HGB-Konten, Abgrenzungen und Bilanzpositionen vor, sammelt fehlende Belege und stellt die Unterlagen zur Jahresabschluss-Übergabe an den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zusammen, inklusive Erläuterungen zu wesentlichen Konten und offenen Klärfällen für den Prüfer.