Die Rechnungssoftware, die jeden Beleg liest, lernt und kontiert wie deine Kanzlei.
Lass den KI-Agenten deine Rechnungsverarbeitung erledigen
Belege erfassen
"Erfasse die Eingangsrechnungen des letzten Monats für diesen Mandanten in DATEV. Ziehe Belege aus dem Outlook-Mandantenpostfach, aus DATEV Belegtransfer und aus dem Mandanten-Drive zusammen, lies Lieferant, USt-ID, Nettobetrag, Steuersatz, Skonto und Fälligkeit aus. Wenn ein Beleg mehrfach im Posteingang auftaucht, frag mich, ob die Variante mit Anhang oder die ohne Anhang gilt. Bitte mich um die aktuelle Mandanten-Belegregel der Kanzlei, falls du nicht weißt, welche Eingangskanäle gültig sind. Vor dem Schreiben pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Schick mir eine Übersicht in der Akte mit erfassten Belegen, unklaren PDFs ohne strukturierte Daten und fehlenden Pflichtangaben."
Rechnung kontieren
"Kontiere die erfassten Rechnungen des letzten Monats für diesen Mandanten in Lexware Office. Wende die Kontierungslogik des Mandanten nach SKR03/SKR04 und den Vormonats-Korrekturen an. Berücksichtige Lieferanten-spezifische Sachkonten, Kostenstellen und Steuersätze. Wenn die Sachkontenzuordnung von der Vormonats-Logik abweicht, frag mich nach dem Grund, bevor du buchst. Hole eine frühere Kontierung der Kanzlei für den Lieferanten, wenn du das Muster nicht findest, und bitte mich um die hinterlegte Skonto-Disziplin des Mandanten. Vor dem Buchen pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Liefere eine Übersicht in der Akte mit kontierten Rechnungen, Klärfällen, neuen Lieferanten und ungewohnten Sachkonten zur Nachkontrolle."
Lieferant prüfen
"Prüfe die Lieferantendaten der Rechnungen aus dem letzten Monat für diesen Mandanten in sevDesk. Vergleiche USt-ID gegen das BZSt-Format, IBAN-Plausibilität, Bankverbindungs-Änderungen und Adress-Updates gegen den Lieferantenstamm. Wenn ein Lieferant mit einer neuen Bankverbindung kommt, frag mich, bevor du die Stammdaten änderst, und vermerke den Beleg in der Klärungsliste. Bitte mich um die letzte Prüfung eines auffälligen Lieferanten, wenn du keine Historie findest. Halte den Beleg bei abweichender Steuernummer zurück. Liefere am Ende eine Lieferanten-Übersicht in sevDesk mit geprüften Lieferanten, neuen Lieferanten, vorgeschlagenen Stammdaten-Änderungen und Klärfällen samt Eingangskanal zur Freigabe durch die Geschäftsführung."
Duplikate finden
"Suche Duplikate, Rectificativa- und Storno-Rechnungen aus dem letzten Monat für diesen Mandanten in BuchhaltungsButler. Vergleiche Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Bruttobetrag gegen offene und gebuchte Belege. Verknüpfe Korrektur- und Stornorechnungen mit dem ursprünglichen Beleg, statt sie als neuer Eingang zu buchen. Wenn ein vermeintlich doppelter Beleg eine geringfügig abweichende Nummer hat, frag mich, ob ich ihn als Wiederholung oder als neuen Beleg führe. Hole eine Beispiel-Korrektur des Mandanten aus dem letzten Wirtschaftsjahr, wenn du das Muster nicht findest. Vor dem Stornieren pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Lege die Duplikats-Übersicht in Google Drive ab."
Verarbeitet E-Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung
Belegerfassung, Kontierung, Lieferantenprüfung und Duplikatsprüfung übernimmt der KI-Agent pro Mandant, vom XRechnung-XML im Outlook-Eingang bis zur Buchung in DATEV oder Lexware Office. So entstehen bis zu 80% niedrigere Bedienkosten in der Rechnungsverarbeitung, weil die Kanzlei nur Klärfälle und neue Lieferanten freigibt.
Mehr als OCR: Rechnungsverarbeitung-Software, die den Coding-Style der Kanzlei lernt
Eine reine OCR-Lesehilfe stoppt am extrahierten Feld. Die Software für Rechnungsverarbeitung von Minded geht weiter: sie merkt sich die SKR03- oder SKR04-Konten je Lieferant, die wiederkehrenden Kostenstellen und die Skonto-Disziplin des Mandanten. Aus jedem freigegebenen Beleg lernt der Agent die nächste Kontierung. Für den nachgelagerten Zahlungslauf greift die Kreditorenbuchhaltung mit KI.
Eine Rechnungssoftware für DATEV, Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler
Eine Kanzlei führt Mandanten in DATEV, Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler parallel. Eine Rechnungssoftware, die nur ein ERP kennt, scheitert am Mandantenmix. Minded läuft pro Mandant im jeweiligen System mit gleichem Workflow. Wenn die E-Rechnung-Pflicht mit KI greift, übergibt der Agent die strukturierten Daten direkt; nachgelagert zieht der Monatsabschluss mit KI die kontierten Belege.
Wie unterscheidet sich Minded von OCR-Add-ons wie DATEV Belegtransfer?
DATEV Belegtransfer schiebt Belege strukturiert in die Kanzlei, kontiert aber nicht. Minded ergänzt den Lese-Schritt um gelernte Kontierung pro Mandant, USt-ID-Prüfung, Duplikatsprüfung und eine dokumentierte Klärungsliste. So bleibt der Belegtransfer die Quelle, der eigentliche Workflow läuft aber durch und wird nicht in DATEV manuell nachgezogen.
Wie lernt der KI-Agent die Kontierungslogik unserer Kanzlei?
Aus den Vormonats-Korrekturen, den hinterlegten SKR03- oder SKR04-Konten und dem Lieferantenstamm pro Mandant. Bei einem neuen Lieferanten oder einer ungewohnten Kostenstelle fragt der Agent nach einem Beispiel und übernimmt nichts ohne deine Freigabe. So wird die nächste Kontierung mandantengerecht statt generisch.
Wie erkennt der Agent Duplikate und Rechnungs-Korrekturen?
Der Agent vergleicht Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Bruttobetrag gegen die offenen und gebuchten Belege des Mandanten. Korrekturrechnungen und Stornorechnungen werden verknüpft, statt als neuer Beleg gebucht. Auffällige Duplikate landen in der Klärungsliste der Sachbearbeiterin, nicht in der laufenden Buchung.
Wie prüft der Agent USt-ID und Lieferantenstammdaten?
USt-IDs werden gegen das BZSt-Format geprüft, IBAN-Plausibilität und Stammdaten-Änderungen gegen den hinterlegten Lieferanten verglichen. Bei einer neuen Bankverbindung pausiert der Agent und wartet auf deine Freigabe. Neue Lieferanten werden separat als Klärfall mit Eingangskanal gemeldet, damit die Kanzlei sie bewusst freigibt.
Funktioniert die Rechnungssoftware mit sevDesk und BuchhaltungsButler parallel?
Ja. Pro Mandant arbeitet Minded in dem System, das die Kanzlei für den Mandanten führt. Der gleiche Capture-Workflow läuft in DATEV, Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler. Das Kanzlei-Team pflegt einen Ablauf statt vier separater Routinen pro ERP, ohne Mandanten zu einem System zu zwingen.