Die Software, die ZUGFeRD- und XRechnung-Belege rechtssicher empfängt und versendet.
Lass den KI-Agenten deine E-Rechnung-Pflicht erledigen
Eingang validieren
"Validiere die eingegangenen E-Rechnungen des letzten Monats für diesen Mandanten in DATEV. Lies die ZUGFeRD- und XRechnung-XML-Datensätze direkt aus dem Outlook-Postfach, der Peppol-Inbox und dem Mandanten-Drive. Prüfe jedes Pflichtfeld nach EN 16931: Lieferant, USt-ID, Rechnungsnummer, Steuersatz, Steuerbeträge und Leitweg-ID, falls B2G. Wenn das XML invalide ist oder ein Pflichtfeld fehlt, frag mich, ob ich den Lieferanten zur Nachbesserung kontaktiere oder den Beleg in die Klärungsliste schiebe. Bitte mich um die hinterlegte Mandanten-Empfangsrichtlinie, wenn du sie nicht findest. Vor dem Übernehmen pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Schick mir eine Übersicht in der Akte mit validierten Belegen, Schema-Fehlern und fehlenden Pflichtfeldern."
Versand vorbereiten
"Bereite die ausgehenden E-Rechnungen des aktuellen Versand-Laufs für diesen Mandanten in Lexware Office vor. Erzeuge XRechnung- oder ZUGFeRD-Datensätze aus den hinterlegten Belegvorlagen, befülle Pflichtfelder, prüfe das Schema gegen EN 16931 und ordne jeden Versand der passenden Route zu, Peppol für B2G und EU, E-Mail-Versand für inländische B2B-Empfänger. Wenn der Empfänger keinen E-Rechnungs-Eingangskanal hinterlegt hat, frag mich, ob ich die PDF-Variante mitsende oder den Versand zurückhalte. Hole eine letzte versendete Rechnung des Mandanten als Vergleichsmuster, falls die Struktur unklar ist. Vor dem Versand pausierst du und wartest auf meine Freigabe, sodass nichts ohne Prüfung rausgeht."
Leitweg-ID prüfen
"Prüfe die Leitweg-ID für die B2G-Rechnungen des laufenden Lohnlaufs für diesen Mandanten in sevDesk. Ziehe die Leitweg-ID aus der hinterlegten Bestellung, dem Behörden-Empfänger-Stamm oder dem Vergaberahmenvertrag. Vergleiche Format, Behördenkennzeichen und gewählten Empfangsweg gegen die aktuelle Leitweg-ID-Vergabe-Richtlinie. Wenn keine gültige Leitweg-ID vorliegt, pausierst du den Versand und frag mich, ob ich beim öffentlichen Auftraggeber nachfasse oder den Beleg zurückhalte. Hole die letzte erfolgreich versendete B2G-Rechnung dieses Mandanten als Beispiel, falls du das Format nicht kennst. Vor dem finalen Versand pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Liefere eine Übersicht in der Akte mit geprüften Leitweg-IDs, unklaren Empfängern und offenen Klärfällen je Behörde."
Archiv pflegen
"Pflege das E-Rechnungs-Archiv des laufenden Wirtschaftsjahres für diesen Mandanten in BuchhaltungsButler. Lege ZUGFeRD- und XRechnung-Originaldateien, Prüfprotokolle, Versand-Belege und Empfangsbestätigungen revisionssicher ab und verknüpfe jeden Beleg mit der zugehörigen Buchung. Wenn ein Beleg im Vormonat als Storno gekennzeichnet wurde, verlinke ihn mit der Korrekturrechnung. Frag mich nach der Archiv-Aufbewahrungsrichtlinie der Kanzlei, falls du nicht weißt, wie lange die Mandantengruppe Belege aufbewahrt. Vor dem Verschieben in das Langzeit-Archiv pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Lege eine Archiv-Übersicht in Google Drive ab und melde fehlende Verknüpfungen mit Buchungen separat in der Akte zur Nachprüfung."
Automatische E-Rechnung-Verarbeitung mit KI-Agenten
E-Rechnungs-Eingang, Versand-Vorbereitung, Leitweg-ID-Prüfung und revisionssicheres Archiv pflegt der KI-Agent pro Mandant. XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert gelesen statt nur als PDF, und bis zu 80% der Bedienkosten der laufenden E-Rechnung-Pflege fallen weg, weil die Kanzlei nur Pflichtfeld-Klärfälle und Schema-Auffälligkeiten freigibt.
Strukturdaten statt PDF-Renderings
Viele Empfangslösungen rendern das PDF und ziehen die Daten mit OCR neu. Das verwirft genau die Struktur, die EN 16931 vorschreibt. Minded liest das eingebettete XML, übernimmt Pflichtfelder direkt aus dem ZUGFeRD-Datensatz oder der XRechnung und hält Prüfprotokoll, Empfangs-Zeitpunkt und Empfänger-ID. Für die nachgelagerte Buchung übergibt der Agent die Belege an die Rechnungsverarbeitung mit KI, ohne dass die Strukturdaten verloren gehen.
Eine E-Rechnungs-Routine für DATEV, Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler
Eine Kanzlei führt Mandanten in DATEV, Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler. Vier separate E-Rechnungs-Module sind kein realistischer Pflicht-Plan. Minded führt die gleiche E-Rechnungs-Routine durch alle vier Systeme. Vorgelagert greift die Kreditorenbuchhaltung mit KI auf den Belegfluss; nachgelagert nutzt die App für Steuererklärung mit KI die strukturierten USt-Daten direkt.
Was bedeutet die E-Rechnungs-Pflicht für unsere Kanzlei?
Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen können. Der Versand-Zwang folgt schrittweise ab 2027 und 2028. Für die Kanzlei heißt das: jeder Mandant braucht einen ZUGFeRD- oder XRechnung-fähigen Empfangsprozess und mittelfristig eine Versand-Routine, die EN 16931 erfüllt und mit DATEV, Lexware Office oder sevDesk zusammenspielt.
Wie validiert der Agent ZUGFeRD- und XRechnung-Belege gegen EN 16931?
Der Agent prüft das eingebettete XML gegen das EN-16931-Schema, vergleicht Pflichtfelder wie Lieferant, USt-ID, Steuerbeträge und Leitweg-ID und markiert Abweichungen. Belege ohne strukturierte Daten oder mit fehlenden Pflichtangaben landen in der Klärungsliste, nicht in der laufenden Mandanten-Buchhaltung, und werden vom Sachbearbeiter geprüft.
Wie wird die Leitweg-ID für B2G-Rechnungen erzeugt und geprüft?
Für öffentliche Auftraggeber zieht der Agent die Leitweg-ID aus der Bestellung oder dem hinterlegten Empfänger-Stamm. Vor dem Versand prüft er Format, Behördenkennzeichen und Empfangsweg. Ohne gültige Leitweg-ID pausiert der Versand und der Agent meldet die fehlende ID zur Klärung in der Akte.
Wie archiviert Minded E-Rechnungen GoBD-konform?
E-Rechnungen werden im strukturierten Original archiviert, mit Prüfprotokoll, Versand-Beleg und Annahme-Quittung des Empfängers. Die Archiv-Spur ist nach Mandant, Lieferant und Rechnungsperiode durchsuchbar und exportierbar für die Betriebsprüfung. Damit erfüllt das Archiv die GoBD-Anforderungen ohne separates Dokumentenmanagement-System auf Kanzlei-Seite.
Brauchen wir zusätzlich Peppol-Anbindung oder reicht das ERP?
Hängt vom Mandantenmix ab. Für reinen ZUGFeRD-Empfang per E-Mail reicht das ERP des Mandanten. Für B2G-Versand und internationale Mandanten ist die Peppol-Anbindung sinnvoll. Minded führt beide Wege im selben Workflow, ohne dass das Kanzlei-Team einen zweiten Versand-Kanal pflegen muss.