Die Compliance-Software, die GoBD, GwG und Verfahrensdokumentation der Kanzlei live mitführt.
Lass den KI-Agenten deine Compliance-Kontrollen führen
GwG-Check
"Führe den GwG-Check für die Mandanten dieser Kanzlei im laufenden Monat in DATEV durch. Prüfe Identifizierungs-Dokumente, wirtschaftliche Berechtigte und das aktuelle PEP-Screening pro Mandant. Hole fehlende Belege aus Outlook und der Mandantenakte, vergleiche sie mit den Anforderungen aus § 11 GwG und markiere abgelaufene Identifizierungen. Wenn ein Mandant in einer Risikobranche neu eingestuft werden müsste, frag mich, ob ich die Hochstufung vorschlage. Bitte mich um die Risikoanalyse-Vorlage der Kanzlei, wenn du sie nicht findest. Schick mir vor jeder Freigabe eine Klärungsliste in der Akte mit auffälligen Mandanten, fehlenden Nachweisen und Hochrisiko-Kandidaten samt Begründung."
Verfahrensdoku führen
"Aktualisiere die GoBD-Verfahrensdokumentation der Kanzlei in Google Drive für den letzten Monat. Erfasse Änderungen am Belegfluss, an Buchungs-Workflows, an Schnittstellen und an Freigabe-Regeln, vergleiche sie mit der bestehenden Verfahrensdokumentation und ergänze nur die echten Änderungen. Frag mich nach dem Versionsstand, wenn du ihn nicht findest, und bitte mich um eine Beispiel-Buchung, wenn ein Workflow neu beschrieben werden muss. Vor der finalen Versionsfreigabe pausierst du und wartest auf meine Bestätigung. Liefere mir am Ende ein Änderungsprotokoll mit Begründung pro Änderung, eine Datei mit der neuen Version der Verfahrensdokumentation und eine kurze Zusammenfassung für die Geschäftsführung."
Berechtigungen prüfen
"Prüfe die Berechtigungen aller Sachbearbeiter:innen in DATEV und der angeschlossenen Mandantenzugriffe für den laufenden Monat. Vergleiche Rollen, Mandantenfreigaben und Drive-Ordner mit der Soll-Liste der Geschäftsführung. Wenn ein Sachbearbeiter ausgeschieden ist oder die Rolle gewechselt hat, frag mich, ob ich die Zugriffe entziehe oder umtrage. Bitte mich um die letzte Personalveränderung im Team, falls du sie nicht in der HR-Datei findest. Entziehe keine Zugriffe ohne meine Freigabe. Sende mir eine kompakte Mandanten-Rollen-Übersicht mit den anstehenden Entscheidungen für das Berechtigungs-Review, getrennt nach Mandant, System und Verantwortlichem, damit die Geschäftsführung gezielt prüft."
Audit-Trail liefern
"Stelle ein Audit-Trail-Paket für die laufende Betriebsprüfung dieses Mandanten in DATEV zusammen und lege es in Google Drive ab. Sammle Belegspur, Buchungsspur, Korrekturhistorie, Freigabe-Verantwortliche und Zeitstempel im IDEA-kompatiblen Format. Ergänze die aktuelle GoBD-Verfahrensdokumentation, das aktuelle GwG-Aktenpaket und ein Inhaltsverzeichnis. Wenn ein Beleg fehlt, frag mich, ob ich ihn nachfordere oder mit Hinweis ausweise. Frag mich auch nach den Ansprechpartnern der Kanzlei für den Prüfer, wenn du sie nicht findest. Vor dem Versand pausierst du und wartest auf die Freigabe der Geschäftsführung. Lege parallel eine Notiz mit offenen Klärfällen und nächsten Schritten für die Kanzlei im Mandantenordner ab."
GoBD-Compliance ohne manuelle Verfahrensdokumentation
Die Compliance-Software protokolliert GwG-, GoBD- und Berechtigungs-Schritte tagesaktuell, statt sie vor jeder Betriebsprüfung zu rekonstruieren. Verfahrensdokumentation, Pflicht-Nachweise und Berechtigungs-Reviews entstehen im Buchungsbetrieb, und bis zu 80% der Bedienkosten in der laufenden Compliance-Pflege fallen weg, weil die Kanzlei nur noch echte Ausnahmen prüft.
Compliance-Tool, das den Kanzlei-Alltag kennt
Ein generisches Compliance-Tool für Konzerne sieht GwG, GoBD und StBerG nicht. Minded richtet die Compliance-Tools an Kanzlei-Pflichten aus: GwG-Akte pro Mandant, lebende Verfahrensdokumentation, Berechtigungs-Review der Sachbearbeiter und Audit-Trail für die Betriebsprüfung. So bleibt die KI-Compliance an dem Risiko, das die Kanzlei wirklich trägt. Für den Daten-Vorlauf sorgt der Monatsabschluss mit KI.
Audit-Trail vom Beleg bis zur Betriebsprüfung
Ein Compliance-System, das nur Checklisten verwaltet, taugt für die Außenprüfung nicht. Minded führt den Audit-Trail vom einzelnen Beleg über die Buchung und Freigabe bis zum exportierten IDEA-Paket. Im Anschluss zieht die Jahresabschluss-Vorbereitung mit KI die gleiche Spur in das Abschluss-Paket; die App für Steuererklärung mit KI dokumentiert ergänzend jede ELSTER-Übergabe.
Wie deckt das Compliance-Tool die GwG-Pflichten der Kanzlei ab?
Der Agent legt für jeden Mandanten eine GwG-Akte an, prüft Identifizierungs-Dokumente gegen die Anforderungen von § 11 GwG, hält wirtschaftliche Berechtigte und PEP-Screening aktuell und protokolliert die Risikoanalyse. Auffälligkeiten landen in einer Klärungsliste, statt im Posteingang der Geschäftsführung unterzugehen.
Wie pflegt Minded die GoBD-Verfahrensdokumentation laufend statt einmal jährlich?
Die Compliance-Software protokolliert jeden Prozessschritt im Tagesgeschäft: Belegerfassung, Buchung, Korrekturen, Freigaben und Schnittstellen-Änderungen. Daraus entsteht eine lebende Verfahrensdokumentation in Google Drive, die jede Anpassung versioniert. Statt am Jahresende rekonstruieren zu müssen, bleibt der GoBD-Nachweis tagesaktuell exportierbar für Betriebsprüfer und Wirtschaftsprüfer.
Was passiert mit Berechtigungen, wenn Sachbearbeiter wechseln?
Bei einem Personalwechsel führt der Agent ein Berechtigungs-Review pro System: DATEV-Berechtigungen, Mandantenzugriffe, Lexware-Rollen und Drive-Ordner. Offene Zugriffe werden zur Entscheidung vorgelegt, automatische Entzug-Aktionen erfolgen erst nach Freigabe der Geschäftsführung. So bleibt das Compliance-System zugriffs-sauber und der StBerG-Verschwiegenheits-Anspruch der Mandanten gewahrt.
Wie sieht der Audit-Trail aus, den Minded für die Betriebsprüfung übergibt?
Der Audit-Trail enthält Belegspur, Buchungsspur, Korrekturhistorie, Freigabe-Verantwortliche und Zeitstempel pro Mandant. Das Paket wird im IDEA-kompatiblen Format zusammen mit der Verfahrensdokumentation und einem Inhaltsverzeichnis abgelegt. So lässt sich die Betriebsprüfung ohne hektische Excel-Sammelaktionen bedienen, und das Compliance-Tool bleibt zentrale Quelle.
Brauchen kleine Kanzleien ein Compliance-System, oder reicht GoBD-Buchhaltung?
GwG, GoBD und StBerG gelten für jede Steuerkanzlei, unabhängig von der Größe. Ein eigenständiges Compliance-System ersetzt nicht die Buchhaltungssoftware, sondern führt die Nachweise und Pflicht-Checks zentral. So bleiben auch kleine Kanzleien prüfungsfähig, ohne ein zweites Team aufzubauen und ohne die Verfahrensdokumentation jährlich neu erfinden zu müssen.