Die Inkasso-Software, die jede Forderung pro Mandant bis zum Inkasso-Partner aktiv führt.
Lass den KI-Agenten dein Mahnwesen erledigen
Eskalation vorbereiten
"Bereite die Mahnstufen-Eskalation der überfälligen Forderungen des laufenden Monats für diesen Mandanten in DATEV vor. Gruppiere offene Posten nach Verzugsalter, bisheriger Mahnstufe und Zahlungs-Verhalten. Wenn ein Kunde eine aktive Zahlungsvereinbarung oder einen offenen Streitfall hat, frag mich, ob ich die Eskalation aussetze oder mit einer Erinnerung beginne. Bitte mich um die Mahnstufen-Richtlinie der Kanzlei und die Liste strategischer Mandanten-Kunden, falls du sie nicht findest. Vor dem Versenden pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Versende die Mahnungen aus dem Outlook-Mandantenkonto. Melde Übersichten in der Akte mit eskalierten Forderungen, ausgesetzten Fällen und Klärfällen samt Begründung zurück."
Mahnbescheid prüfen
"Prüfe die Forderungen, die für ein gerichtliches Mahnverfahren des laufenden Monats für diesen Mandanten in Lexware Office geeignet sind. Stelle den Antrag samt Forderungsaufstellung, Verzugszinsen, Mahnpauschalen und Zustellungs-Adresse zusammen, prüfe Gerichts-Zuständigkeit und das aktuelle Antragsformular. Wenn der Schuldner zuletzt eine Zahlungszusage gegeben hat oder ein Stundungsantrag im Mandanten-Archiv liegt, frag mich, ob ich das Verfahren aussetze oder mit Vermerk fortführe. Hole eine letzte erfolgreich eingereichte Antrag-Vorlage der Kanzlei. Vor dem Einreichen pausierst du und wartest auf die Freigabe der Berater:in. Lege das Paket samt Beweismitteln in Google Drive ab und melde offene Klärfälle samt Frist in Slack zurück."
Inkasso übergeben
"Übergib die für die Inkasso-Übergabe identifizierten Forderungen des laufenden Monats für diesen Mandanten in sevDesk an den hinterlegten Inkasso-Partner. Stelle das Übergabe-Paket mit Forderungs-Historie, Mahnverlauf, Original-Rechnungen, Vertragsdokumenten und Kommunikation mit dem Schuldner zusammen. Wenn der Inkasso-Partner zusätzliche Unterlagen verlangt, frag mich, ob ich beim Mandanten nachfasse oder die Unterlage aus dem Archiv hole. Bitte mich um die Inkasso-Übergabe-Richtlinie der Kanzlei und die Mandanten-Zustimmungs-Spur. Vor der Übergabe pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Lege das vollständige Übergabe-Paket in Google Drive ab und melde Bearbeitungs-Hinweise und Forderungs-Status je Forderung in der Akte, sortiert nach Mandant."
Insolvenz beobachten
"Beobachte Insolvenz- und Bonitäts-Hinweise für die Kunden dieses Mandanten in DATEV. Werte öffentliche Bekanntmachungen, Insolvenz-Datenbanken und hinterlegte Bonitäts-Quellen aus und ordne Treffer den Forderungen zu. Wenn ein Schuldner in einem Insolvenzverfahren steht, bereite die Forderungsanmeldung mit Forderungs-Historie, Verzugszinsen-Berechnung und Belegen vor. Frag mich vor dem Versand an den Insolvenzverwalter, ob ich die Anmeldung als Tabellen-Forderung oder mit Sicherungsrecht einreiche. Hole eine vergleichbare frühere Forderungsanmeldung des Mandanten, falls du das Format nicht kennst. Liefere eine Slack-Übersicht mit allen Insolvenz-Verdachts-Fällen, vorbereiteten Anmeldungen und betroffenen Forderungs-Summen je Mandant, sortiert nach Fristlauf des Insolvenzverwalters."
Bis zu 80% weniger Aufwand im Mahnwesen
Eskalations-Vorbereitung, Mahnbescheid-Prüfung, Inkasso-Übergabe und Insolvenz-Beobachtung übernimmt der KI-Agent pro Mandant. So sinken die Bedienkosten im Mahnwesen um bis zu 80%, und die Kanzlei entscheidet nur noch über Eskalationsstufe und Tonfall, statt jede überfällige Rechnung im Inkasso-Prozess manuell zu greifen und nachzufassen.
Inkasso aus der Kanzlei statt aus einer separaten Plattform
Eine klassische Inkasso-Plattform verlangt eigene Stammdaten, Datenimport pro Mandant und doppelte Pflege. Minded läuft im Mandanten-Buchhaltungs-System, übernimmt die Mahnstufen-Historie aus dem Forderungsmanagement mit KI und legt das Inkasso-Paket im selben Workflow ab. So entsteht keine Lücke zwischen Mahnwesen und Inkasso, und die Mandantenbeziehung bleibt sichtbar.
Eine Inkasso-Software für DATEV, Lexware Office und sevDesk
Inkasso betrifft selten ein einzelnes ERP. Ein Mandant bucht in DATEV, ein anderer in Lexware Office, ein dritter in sevDesk. Minded führt die gleiche Inkasso-Routine durch alle drei Systeme. Für die Zahlungseingangs-Zuordnung greift parallel die Bankabstimmung mit KI, damit eine eingegangene Schuldnerzahlung sofort die Eskalation stoppt und die Compliance mit KI die Spur archiviert.
Wie übergibt der Agent eine Forderung an den Inkasso-Partner?
Der Agent erstellt das Übergabe-Paket mit Forderungs-Historie, Mahnverlauf, Original-Rechnungen und Vertragsdokumenten und legt es in Google Drive für den Inkasso-Partner ab. Vor dem Versand pausiert der Agent für die Freigabe der Berater:in der Kanzlei. Die Mandantenkommunikation bleibt bei der Kanzlei, der Agent unterstützt die Vorbereitung.
Wie bereitet der Agent ein gerichtliches Mahnverfahren vor?
Für das gerichtliche Mahnverfahren stellt der Agent den Antrag samt Forderungsaufstellung, Verzugszinsen und Mahnpauschalen zusammen. Er prüft Zustellungs-Adressen, Gerichts-Zuständigkeit und Antragsformulare gegen die aktuelle Vorgabe der Mahngerichte und legt das Paket samt Beweismitteln zur Freigabe der Berater:in der Kanzlei vor.
Wie geht der Agent mit Insolvenz und Forderungsanmeldung um?
Insolvenz-Hinweise werden über öffentliche Bekanntmachungen und Bonitäts-Quellen laufend überwacht. Wenn ein Mandant von einem Schuldner-Insolvenzverfahren betroffen ist, bereitet der Agent die Forderungsanmeldung vor und legt sie samt Belegen und Verzugszinsen-Berechnung zur Freigabe ab, bevor sie an den Insolvenzverwalter geht.
Wie werden Verzugszinsen und Mahnpauschalen berechnet?
Der Agent rechnet Verzugszinsen ab Fälligkeit pro Forderung gemäß BGB, ergänzt die Mahnpauschale und etwaige Beitreibungs-Kosten. Bei Sondervereinbarungen mit dem Schuldner wie Stundungen oder Ratenzahlungs-Plänen werden die Zeiträume aus der Vereinbarung übernommen, statt blind weiterzurechnen, und die Pause im Zinslauf wird dokumentiert.
Funktioniert die Inkasso-Software für mehrere Mandanten parallel?
Ja. Pro Mandant läuft die gleiche Mahnstufen-Logik mit individueller Eskalations-Schwelle und Inkasso-Partner. Die Kanzlei behält die Übersicht über alle Mandanten in einer Ansicht, ohne dass für jeden Mandanten eine separate Plattform gepflegt werden muss. Strategische Ausnahmen werden pro Mandant dokumentiert.