Die Forderungsmanagement-Software, die jeden Debitor pro Mandant aktiv treibt und nachfasst.
Lass den KI-Agenten dein Forderungsmanagement erledigen
Rechnung versenden
"Versende die Ausgangsrechnungen des laufenden Versand-Laufs für diesen Mandanten in DATEV. Ziehe Leistungs- und Vertragsdaten aus dem hinterlegten Auftrag, befülle Rechnungstemplate, prüfe Bankverbindung, USt-Satz und Zahlungsbedingungen gegen den Lieferanten- und Kundenstamm. Wenn ein Kunde abweichende Zahlungsziele oder Skontoregeln hinterlegt hat, frag mich, ob ich die Mandantenrichtlinie überschreibe oder den Beleg zur Klärung markiere. Bitte mich um die letzte Ausgangsrechnung des Kunden als Vergleichsmuster, falls die Struktur unklar ist. Vor dem Versand pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Schick mir eine Übersicht in der Akte mit versendeten Rechnungen, Skonto-Hinweisen und Klärfällen je Kunde."
Zahlungseingang zuordnen
"Ordne die Zahlungseingänge des letzten Monats für diesen Mandanten in Lexware Office den offenen Debitoren-Posten zu. Vergleiche Buchungstext, Verwendungszweck, Betrag und Wertstellungsdatum gegen die Ausgangsrechnungen pro Kunde. Sammelzahlungen werden anhand wiederkehrender Muster und früherer Splits aufgeteilt. Wenn die Zuordnung mehrdeutig ist, frag mich, ob Rechnungsnummer, Betrag oder Kunde den Vorrang hat. Hole eine frühere OPOS-Abstimmung dieses Mandanten, wenn du das Muster für regelmäßige Sammelüberweisungen nicht findest. Verbuche keinen Restposten ohne meine Freigabe. Liefere am Ende eine Übersicht in der Akte mit zugeordneten Posten, offenen Restbeträgen, Skonto-Fällen und nicht zuordenbaren Eingängen zur Klärung durch die Sachbearbeitung."
Mahnlauf vorbereiten
"Bereite den Mahnlauf des laufenden Lohnlaufs für diesen Mandanten in sevDesk vor. Gruppiere überfällige Forderungen nach Kunde, Mahnstufe und Verzugsalter, prüfe Skonto-Disziplin und vergangene Zahlungsversprechen. Wenn ein Kunde gerade einen Streitfall offen hat oder eine Zahlungszusage gegeben hat, pausierst du und frag mich, ob ich die Mahnung aussetze oder als Erinnerung versende. Bitte mich um die Mahnrichtlinie der Kanzlei und um die Liste strategischer Mandanten-Kunden, wenn du nicht weißt, wo die Eskalations-Schwelle liegt. Vor dem Versand pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Versende die Mahnungen aus dem Outlook-Mandantenkonto und melde Klärfälle samt Begründung in der Akte zurück."
Forderung bewerten
"Bewerte die offenen Forderungen des letzten Wirtschaftsjahres für diesen Mandanten in BuchhaltungsButler. Aus OPOS-Historie, Mahnstufe, Zahlungsausfall-Wahrscheinlichkeit und vergangenen Wertberichtigungen schlage Einzel- oder Pauschalwertberichtigung vor. Wenn ein Debitor eine ungewohnte Ausfallquote zeigt, frag mich, ob ich die Korrektur als Einzelwertberichtigung oder Pauschalwertberichtigung führe. Hole eine vergleichbare Bewertung aus dem Vorjahr, falls du das Muster nicht findest, und bitte mich um die Bewertungsrichtlinie der Kanzlei. Vor dem Buchen pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Lege das Bewertungs-Paket in Google Drive ab und melde Risiko-Debitoren mit Begründung und Empfehlung in der Akte zur Nachprüfung."
Automatisches Forderungsmanagement mit KI-Agenten
Der KI-Agent übernimmt Rechnungsversand, OPOS-Zuordnung, Mahnstufen-Vorschlag und Forderungsbewertung pro Mandant und pro Rechnung. Das Team pflegt keine Excel-Mahnlisten mehr und schickt keine generischen Erinnerungen. So sinken die Bedienkosten im Forderungsmanagement um bis zu 80%, während die Kanzlei nur echte Klärfälle, strategische Mandanten und Eskalations-Entscheidungen freigibt und steuert.
Debitorenlaufzeit sinkt, ohne dass Mandanten gestresst werden
Mahnen kann jede Software. Schwer ist, die richtige Forderung zur richtigen Zeit im richtigen Tonfall zu treiben. Minded lernt die Mandantenbeziehung aus Vorjahres-Zahlungen, Skonto-Disziplin und Streitfall-Historie und schlägt eine Mahnstufe vor, die zur Beziehung passt. Über alle Mandanten sinkt die Debitorenlaufzeit, ohne dass das Forderungsmanagement zur Druckmaschine wird. Für die Anschluss-Eskalation steht die Mahnwesen mit KI bereit.
Eine Forderungsmanagement-Software für DATEV, Lexware Office und sevDesk
Forderungsmanagement ist über ERPs hinweg ein eigener Spagat: DATEV pflegt OPOS-Debitoren anders als sevDesk, BuchhaltungsButler hat einen anderen Mahnlauf. Minded führt die gleiche Routine durch alle vier Systeme. Für die OPOS-Zuordnung greift vorgelagert die Bankabstimmung mit KI, und der Cashflow-Forecast mit KI zieht die belastbaren Eingangs-Termine direkt aus den AR-Daten der Kanzlei.
Wie unterscheidet sich Minded von Inkasso-Software?
Inkasso-Software übernimmt erst, wenn die Forderung bereits bestritten oder uneinbringlich ist. Minded steuert die Forderung von der Rechnungserstellung bis zur Mahnstufe, hält die Mandantenbeziehung intakt und übergibt nur Fälle an Inkasso, die wirklich dorthin gehören, statt jeden überfälligen Posten zu eskalieren.
Wie ordnet der Agent Zahlungseingänge OPOS-Debitoren zu?
Der Agent vergleicht Buchungstext, Verwendungszweck, Betrag und Wertstellung gegen die offenen Debitoren-Posten. Sammelzahlungen werden anhand wiederkehrender Muster aufgeteilt. Bei mehrdeutigen Zuordnungen fragt der Agent nach, ob Lieferant, Rechnungsnummer oder Betrag den Vorrang hat, bevor er einen Posten ausbucht.
Wie führt der Agent das Mahnwesen ohne Mandanten zu verärgern?
Mahnstufen folgen der hinterlegten Mandantenrichtlinie, mit eskalierendem Tonfall und Pausen-Möglichkeiten für aktive Streitfälle. Vor jeder Mahnung pausiert der Agent und fragt nach Freigabe für strategische Mandanten oder größere Beträge. Skonto-Disziplin und Zahlungsversprechen aus der Vergangenheit fließen in die Eskalation ein.
Wie bewertet der Agent Forderungen und schlägt Wertberichtigungen vor?
Aus der OPOS-Historie, Mahnstufe, Zahlungsausfall-Wahrscheinlichkeit und vergangenen Korrekturen schlägt der Agent Einzel- oder Pauschalwertberichtigungen vor. Diese landen in einer Klärungsliste für die Berater:in der Kanzlei und werden erst nach Freigabe gebucht, mit klarer Begründung pro Debitor und Restbetrag.
Funktioniert das Forderungsmanagement mit BuchhaltungsButler und sevDesk parallel?
Ja. Der gleiche AR-Workflow läuft pro Mandant in DATEV, Lexware Office, sevDesk oder BuchhaltungsButler. Die Kanzlei pflegt einen Ablauf statt vier, ohne Mandanten zu einem ERP zu zwingen, und behält die Debitorenlaufzeit über den gesamten Mandantenstamm im Blick.