Die Kreditoren-Software, die deinen Rechnungseingang vom Beleg bis zur Zahlung führt.
Lass den KI-Agenten deinen Rechnungseingang erledigen
Rechnung erfassen
"Erfasse den Rechnungseingang des letzten Monats für diesen Mandanten in DATEV. Lies XRechnung- und ZUGFeRD-Belege aus dem Outlook-Eingang strukturiert ein, fasse PDFs ohne Embed mit OCR aus, erfasse Lieferant, USt-ID, Nettobetrag, USt-Satz, Skonto, Zahlungsziel und Leitweg-ID. Wende die Kontierungslogik des Mandanten nach Vormonats-Korrekturen und SKR03/SKR04-Vorgaben der Kanzlei an. Wenn ein Beleg keiner Sachkontenzuordnung folgt, frag mich, ob ich der Vormonats-Logik folge oder eine Ausnahme anlege. Bitte mich um eine Beispiel-Kontierung, wenn der Lieferant neu ist. Vor dem Buchen pausierst du und wartest auf meine Freigabe und meldest mir die offenen Klärfälle in der Akte."
Lieferant prüfen
"Prüfe die Lieferantendaten der Rechnungen aus dem letzten Monat in Lexware Office. Vergleiche USt-ID gegen das BZSt-Format, IBAN-Plausibilität und Bankverbindungs-Änderungen gegen den Lieferantenstamm. Wenn ein Lieferant mit einer neuen Bankverbindung kommt, frag mich, bevor du die Stammdaten änderst, und lege den Hinweis als Klärfall in der Liste an. Bitte mich um die letzte Prüfung eines auffälligen Lieferanten, wenn du keine Historie findest. Halte den Beleg bei abweichender Steuernummer zurück. Liefere am Ende eine Lieferanten-Übersicht in Lexware mit geprüften Lieferanten, Klärfällen, vorgeschlagenen Stammdatenänderungen und einer separaten Liste neuer Lieferanten samt Eingangskanal, damit die Geschäftsführung Risikolieferanten gezielt freigibt."
Zahlungslauf vorbereiten
"Bereite den SEPA-Zahlungslauf des laufenden Monats für diesen Mandanten in sevDesk vor. Wenn die Bankverbindung über Tink noch nicht steht, frag mich, sie zuerst zu verbinden. Gruppiere genehmigte Rechnungen nach Fälligkeit und Skonto-Frist, prüfe IBAN-Plausibilität und erstelle die SEPA pain.001-Datei. Schließe Rechnungen ohne Freigabe, mit offenen Klärfällen oder fehlender Lieferantenprüfung aus. Wenn ein Skonto unmittelbar verfällt, frag mich, ob die Rechnung priorisiert wird. Vor dem Erzeugen der Datei pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Liefere die SEPA-Datei und einen Zahlungs-Bericht je Mandant zur Freigabe der Geschäftsführung und protokolliere alle ausgeschlossenen Rechnungen samt Grund."
OPOS abstimmen
"Stimme die offenen Posten aus dem letzten Monat für diesen Mandanten in DATEV ab. Vergleiche Bankbewegungen, Sammelüberweisungen und Skonto-Zahlungen mit den offenen Kreditoren-Rechnungen. Wenn die Zuordnung mehrdeutig ist, frag mich, ob Lieferant, Betrag oder Verwendungszweck Vorrang hat. Hole eine frühere OPOS-Klärung dieses Mandanten, wenn du das Muster für wiederkehrende Lastschriften nicht findest. Verbuche keine materielle Differenz und keine OPOS-Auflösung ohne meine Freigabe. Schick mir eine Übersicht in der Akte mit geklärten Posten, offenen Posten, Skonto-Fällen, neu identifizierten Lastschriften und der Liste der Belege, die der Mandant noch nachreichen muss, sortiert nach Fälligkeit und Betragshöhe."
Bis zu 80% weniger Bearbeitungskosten pro Mandant
Der KI-Agent erledigt Rechnungseingang, Lieferantenprüfung, SEPA-Zahlungslauf und OPOS-Klärung selbst, statt Klick für Klick zwischen DATEV, Banking und ERP zu wechseln. So entstehen bis zu 80% niedrigere Bedienkosten pro Mandant, und das Kanzlei-Team prüft am Ende nur noch echte Ausnahmen und Skonto-Fälle in der Kreditoren-Software.
Mehr als OCR: Kontierung, die deine Kanzlei lernt
DATEV-Belegtransfer und klassische OCR-Add-ons lesen Belege ein, lernen aber nicht den SKR-Stil der Kanzlei. Minded merkt sich Mandanten-Lieferanten, wiederkehrende Sachkonten, USt-Sonderfälle und Skonto-Disziplin. So wird die Kreditoren-Software zu einem echten Kanzlei-Assistenten statt einer reinen Lesehilfe. Für die Bezahlseite spielt die Bankabstimmung mit KI direkt zurück.
Kreditorenbuchhaltung-Software, die XRechnung und ZUGFeRD nativ versteht
E-Rechnungs-Pflicht macht XRechnung und ZUGFeRD zum neuen Standard. Eine Kreditorenbuchhaltung-Software, die nur PDFs sieht, verliert die Strukturdaten und die Audit-Spur. Minded liest die XML-Daten direkt, hält sie GoBD-konform und übergibt sie an den Monatsabschluss mit KI; für die UStVA verprobt anschließend die App für Steuererklärung mit KI die Sätze.
Wie liest Minded XRechnung und ZUGFeRD im Rechnungseingang?
Der Agent nutzt die strukturierten XML-Daten der E-Rechnung statt nur die PDF-Darstellung. So werden Pflichtfelder, Leitweg-ID, Steuersätze und Skonto-Bedingungen aus dem Standard übernommen. Wenn die Pflichtangaben fehlen oder das Schema unklar ist, geht der Beleg in die Klärungsliste statt direkt in die Kreditoren-Software.
Was unterscheidet die KI-Kreditoren-Software vom DATEV-Belegtransfer?
DATEV-Belegtransfer bringt Belege strukturiert in die Kanzlei, übernimmt aber keine Kontierung, keinen Lieferanten-Stamm-Abgleich und keine OPOS-Klärung. Minded ergänzt genau diese Schritte: gelernte Kontierung pro Mandant, Lieferantenprüfung, Zahlungslauf-Vorbereitung und Klärungsliste mit dokumentierten Entscheidungen. So bleibt der DATEV-Beleg die Quelle, der Workflow läuft aber durch.
Wie bereitet der Agent den SEPA-Zahlungslauf vor?
Der Agent erzeugt die SEPA pain.001-Datei nach Mandant, gruppiert Rechnungen nach Fälligkeit und Skonto-Frist, prüft IBAN-Plausibilität und neue Bankverbindungen und legt den Zahlungsvorschlag zur Freigabe vor. Die endgültige Auslösung bleibt im Banking des Mandanten und in der Verantwortung der Geschäftsführung.
Wie geht die Kreditorenbuchhaltung-Software mit Skonto-Fristen und Teilzahlungen um?
Pro Rechnung prüft der Agent das Zahlungsziel, die Skonto-Frist und vergangene Skonto-Disziplin des Mandanten. Teilzahlungen werden mit Restbetrag und neuer Fälligkeit dokumentiert. Wenn ein Skonto verfallen würde, meldet der Agent in der Akte zurück, statt das Skonto stillschweigend untergehen zu lassen, und schlägt eine Priorisierung im Zahlungslauf vor.
Funktioniert Minded mit DATEV, Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler gleichzeitig?
Ja. Der gleiche Rechnungseingang-Workflow läuft pro Mandant in dem System, das die Kanzlei für den Mandanten führt. So ist die Kreditorenbuchhaltung-Software über alle Mandanten konsistent, ohne dass Mandanten in ein einheitliches ERP gezwungen werden müssen. Das Kanzlei-Team arbeitet in einem Bedien-Modell statt drei.