Le rapprochement à trois qui valide chaque facture fournisseur sans rouvrir trois écrans.
Laisse l'agent IA gérer ton rapprochement à trois
Croiser BC BR
"Croise les bons de commande et les bons de réception du mois dernier pour ce dossier dans CEGID. Pour chaque BC ouvert, recherche le BR correspondant: référence, fournisseur, quantité, unité, date. Identifie les livraisons partielles et marque les BC en attente de livraison résiduelle. Si plusieurs BR partiels remontent pour le même BC, demande-moi comment les regrouper avant la suite. Demande-moi la nomenclature de référence du dossier si tu ne la trouves pas. Pause-toi avant la consolidation. Envoie en Slack la liste des couples BC-BR rapprochés, livraisons partielles et BC sans BR pour arbitrage du contrôleur de gestion sur ce dossier client."
Vérifier facture
"Vérifie les factures fournisseurs réceptionnées du mois dernier pour ce dossier dans Pennylane contre les couples BC-BR validés. Compare prix unitaire, quantité, devise, conditions de paiement et fournisseur. Identifie les écarts: prix supérieur ou inférieur, quantité supérieure ou inférieure, fournisseur différent du BC. Si une facture porte sur un service sans BC ou un abonnement, demande-moi si je veux créer un BC rétroactif ou marquer pour validation manuelle. Demande-moi le seuil de tolérance par fournisseur si tu ne le trouves pas. Pause-toi avant le rapprochement final. Envoie en Slack la liste des factures rapprochées, écarts détectés et factures à arbitrer."
Traiter écarts
"Traite les écarts détectés du rapprochement à trois pour ce dossier dans MyUnisoft sur le mois dernier. Pour chaque écart, applique le seuil de tolérance fournisseur: sous tolérance, la facture est validée; au-delà, elle est bloquée pour arbitrage. Identifie les écarts récurrents et propose une régularisation comptable adaptée. Si un écart structurel apparaît comme un changement de prix négocié, demande-moi avant de mettre à jour le BC type. Demande-moi l'historique des arbitrages du dossier sur les écarts si tu ne le retrouves pas. Pause-toi avant la régularisation. Envoie en Slack la liste des écarts traités, factures validées sous tolérance et cas en attente d'arbitrage."
Libérer paiement
"Libère le paiement des factures validées du rapprochement à trois pour ce dossier dans Sage 100c. Pour chaque facture validée, marque la libération du paiement et inclus la facture dans la prochaine remise SEPA selon le calendrier du dossier. Pour les factures bloquées, prépare la communication au fournisseur avec motif d'écart et action attendue. Si une facture bloquée approche de l'échéance et risque de générer des intérêts de retard, demande-moi avant la libération exceptionnelle. Demande-moi la politique du dossier sur les libérations exceptionnelles si tu ne la retrouves pas. Pause-toi avant la libération et attends ma validation. Envoie en Slack le récap des libérations effectuées."
Croise BC, BR et facture par agent IA
L'agent IA croise le bon de commande, le bon de réception et la facture, traite les écarts puis libère le paiement sur chaque dossier. Le contrôleur de gestion ne traite plus que les arbitrages du rapprochement à trois, pas la routine, et le coût baisse jusqu'à 80 %.
Un rapprochement à trois qui apprend les fournisseurs
Les seuils de tolérance uniques par société ne reflètent pas la réalité commerciale: un fournisseur fiable accepte un écart minime, un fournisseur litigieux a un seuil zéro. Minded retient le seuil par fournisseur, l'historique des écarts récurrents et les arbitrages passés du dossier. Le rapprochement suivant arrive déjà calibré sur la relation commerciale réelle du client.
Un même flux pour CEGID, Sage et Pennylane
Le rapprochement à trois reste variable selon l'ERP: certains intègrent les BC, d'autres demandent une saisie séparée. La même routine tourne dans CEGID, Sage 100c, Pennylane, MyUnisoft ou EBP. En aval, la comptabilité fournisseurs automatisée par agent IA prend la suite; en amont, la gestion des factures fournisseurs fournit les pièces déjà codées. Une fois validée, le rapprochement bancaire logiciel propulsé par agent IA lettre le règlement sortant.
Comment Minded gère-t-il les livraisons partielles?
L'agent reconnaît une livraison partielle et rattache chaque bon de réception au bon de commande d'origine. La facture fournisseur peut être validée pour la part livrée et bloquée pour la part en attente. Le solde reste suivi jusqu'à la livraison complète ou jusqu'à l'avoir.
Que se passe-t-il en cas d'écart de prix?
Si la facture présente un prix différent du bon de commande, l'agent calcule l'écart absolu et relatif, applique le seuil de tolérance fournisseur et soit valide automatiquement sous tolérance, soit bloque la facture pour arbitrage du contrôleur de gestion ou du comptable fournisseurs du dossier.
Comment l'agent traite-t-il les factures sans bon de commande?
Les factures sans bon de commande sont marquées pour validation manuelle: services, abonnements, dépenses sans engagement préalable. Le comptable peut créer un bon de commande rétroactif ou enregistrer la facture avec un motif explicite tracé dans le dossier pour la révision et le contrôle interne.
L'agent applique-t-il le seuil de tolérance par fournisseur?
Oui. Chaque fournisseur a son seuil de tolérance propre, basé sur l'historique des écarts et la relation commerciale. L'agent applique le bon seuil pour valider ou bloquer une facture. Les seuils nouveaux fournisseurs sont demandés au comptable avant l'enregistrement définitif dans la mémoire du dossier.
Le rapprochement à trois fonctionne-t-il en multi-clients?
Oui. La même routine de rapprochement BC, BR et facture tourne dans CEGID, Sage 100c, Pennylane, MyUnisoft ou EBP selon le client. Le contrôleur de gestion pilote son portefeuille de rapprochements depuis une vue unique avec écarts à arbitrer et factures bloquées par dossier client.