Le logiciel de gestion des factures qui code chaque pièce fournisseur sans poursuivre les justificatifs.
Laisse l'agent IA gérer ta gestion des factures
Lire les factures
"Lis les factures fournisseurs du mois dernier pour ce dossier dans Pennylane. Récupère les pièces depuis la boîte Outlook du cabinet et le dossier Google Drive partagé du client. Extrais fournisseur, SIRET, montant HT, taux de TVA, retenue à la source et échéance. Si une pièce est illisible ou qu'un avoir n'est pas rattaché à une facture initiale, demande-moi si je veux la mettre en attente ou la faire suivre au client. Demande-moi où le cabinet range les pièces des nouveaux dossiers si tu ne trouves pas. Pause-toi avant de pousser quoi que ce soit en saisie. Envoie un récap Slack des pièces incomplètes, des avoirs orphelins et des factures sans SIRET."
Coder la pièce
"Code les factures fournisseurs du mois dernier de ce dossier dans CEGID en suivant le plan comptable du cabinet et les corrections des mois précédents. Applique les comptes 606, 613, 622 ou 626 selon la nature de la dépense et la cartographie apprise pour ce client. Si un fournisseur n'a jamais été codé, demande-moi quel compte j'avais retenu pour un fournisseur similaire ou si je veux ouvrir une exception. Demande-moi de te transmettre un exemple d'écriture du cabinet pour le secteur du dossier. Mets en pause avant d'écrire dans le journal et attends ma validation. Envoie une liste Slack des codes proposés, des écarts par rapport au mois passé et des fournisseurs ambigus à arbitrer."
Détecter les doublons
"Repère les doublons et les pièces redondantes du mois dernier pour ce dossier dans Sage 100c. Compare numéro de facture, fournisseur, montant TTC, date d'émission et libellé sur les douze derniers mois. Différencie un vrai doublon, une facture d'acompte régularisée et un avoir partiel. Si plusieurs candidats remontent pour la même pièce, demande-moi lequel est l'original avant toute action. Demande-moi le seuil de tolérance du cabinet sur les montants identiques. Ne supprime rien sans ma validation. Pose le rapport dans Google Drive et signale en Slack les paires douteuses, les avoirs orphelins et les factures réémises par le fournisseur."
Préparer le lot
"Prépare le lot de factures fournisseurs validées du mois dernier pour ce dossier dans MyUnisoft, prêt pour la révision et la piste d'audit fiable. Réunis pièces codées, justificatifs, attestations de TVA et mentions de facture électronique B2B. Si une pièce n'a pas de référence de réception ou si un fournisseur n'apparaît pas dans l'annuaire B2B, demande-moi quoi faire. Demande-moi le format de classement du cabinet si tu n'y as pas accès. Pause-toi avant d'envoyer le lot en révision et attends ma validation. Range le lot complet dans Google Drive et liste en Slack les pièces qui resteront ouvertes pour le mois suivant."
Gestion des factures fournisseurs sans ressaisie
L'agent IA lit chaque pièce, code au plan comptable du cabinet et contrôle le SIRET sur chaque dossier sans ressaisie. La codification suit les habitudes du portefeuille, le cabinet ne traite plus que les vraies exceptions et le coût de service par facture baisse jusqu'à 80 %.
La codification apprend ton plan comptable
Les règles génériques tiennent jusqu'à la première spécificité métier. Minded mémorise comment le cabinet code ce client précis: quels comptes 6 reviennent pour les fournisseurs récurrents, quelles charges constatées d'avance s'appliquent en fin de mois, quelles corrections sont passées au précédent contrôle. Enchaîne avec l'automatisation des comptes fournisseurs pour garder le même flux jusqu'au règlement.
Une saisie unique pour Pennylane, CEGID, Sage et MyUnisoft
Un cabinet qui porte des dossiers en Pennylane, CEGID, Sage 100c et MyUnisoft change rarement d'ERP pour l'éditeur. La même routine de saisie tourne dans chaque outil. Une fois la pièce codée, l'agent renvoie les écritures bancaires au rapprochement bancaire par agent IA et les flux publics à la facturation électronique via Chorus Pro.
Comment Minded s'intègre si on a déjà un OCR facture?
Minded fonctionne au-dessus d'un OCR facture déjà en place. Il ne se limite pas à lire les champs: il vérifie le fournisseur, le SIRET, la TVA, les retenues, les doublons et le contexte comptable. La facture arrive déjà codée, validée et prête pour la révision dans le ERP du cabinet.
Peut-il récupérer les factures par mail et dossier partagé?
Oui. L'agent collecte les factures depuis les boîtes Outlook, les pièces jointes et les dossiers Google Drive ou SharePoint partagés. Il classe reçues, émises, avoirs et doublons puis prépare le flux par client. Utile quand le cabinet reçoit des pièces mélangées de plusieurs dossiers en début de mois.
Comment l'agent valide SIRET, TVA et retenue avant l'écriture?
L'agent croise les données extraites avec les règles par fournisseur, l'historique comptable et les paramètres fiscaux du dossier. Il signale bases, taux de TVA, retenues à la source et SIRET incohérents avant la passation de l'écriture. Chaque vérification est tracée pour la révision.
Fonctionne-t-il avec Pennylane, CEGID, Sage 100c, MyUnisoft ou Indy?
Oui, Minded est conçu pour les cabinets avec un portefeuille mixte. La même saisie écrit dans Pennylane, CEGID, Sage 100c, MyUnisoft, Indy ou ACD selon le dossier. La configuration suit le flux réel: lecture côté Pennylane et révision finale en CEGID ou MyUnisoft par exemple.
Qu'apporte-t-il pour la facture électronique B2B et la piste d'audit?
Minded aide à repérer les informations manquantes, les avoirs, les doublons et les champs sensibles avant le lot pour la facture électronique B2B ou Chorus Pro. Il conserve les pièces, les corrections et qui a validé chaque exception, ce qui forme la piste d'audit fiable pour le contrôle fiscal.