Fini les tableurs: le logiciel de note de frais qui produit chaque indemnité par salarié et par dossier.
Laisse l'agent IA gérer tes notes de frais
Collecter justificatifs
"Collecte les notes de frais du mois dernier pour ce dossier dans PayFit et dans la boîte Outlook des salariés. Lis date, lieu, montant, type de dépense et TVA pour chaque justificatif. Rattache chaque pièce à la mission ou au déplacement correspondant et regroupe plusieurs justificatifs par mission. Si une pièce n'est attachée à aucune mission active, demande-moi si je veux créer une nouvelle mission ou la mettre en attente. Demande-moi la politique de remboursement du dossier si tu ne la trouves pas. Sépare clairement les notes de restauration, d'hôtel et de transport. Pause-toi avant de traiter. Envoie en Slack la liste des pièces incomplètes, doubles déclarations et factures manquantes."
Barème kilométrique
"Applique les indemnités kilométriques URSSAF aux déplacements professionnels du mois dernier pour ce dossier dans CEGID. Pour chaque trajet, prends distance, puissance fiscale du véhicule et type de motorisation puis applique le barème en vigueur. Distingue trajet domicile-travail, déplacement client et tournée multi-clients. Si le contrat de travail prévoit un taux différent du barème URSSAF, demande-moi avant la passation. Demande-moi la politique kilométrique du cabinet si tu ne la trouves pas dans le dossier paie. Ne crée pas d'indemnité sans ma validation. Envoie une liste Slack des trajets avec barème appliqué, exceptions et trajets transfrontaliers."
Vérifier la note
"Vérifie chaque note de frais du mois dernier dans Pennylane pour ce dossier face à la mission concernée. Compare objet du déplacement, durée, destination, moyen de transport et motif professionnel avec la demande de mission, si elle existe. Si le motif manque ou si la mission a duré plus longtemps que prévu, demande-moi si je veux relancer le salarié ou marquer la note pour arbitrage. Demande-moi une note antérieure du salarié comme référence si la note actuelle paraît inhabituelle. Pause-toi avant de figer la note dans la paie et attends ma validation. Renvoie une liste Slack des notes validées, notes en attente et motifs de blocage."
Préparer la paie
"Prépare le paquet paie des notes de frais validées du mois dernier pour ce dossier dans Silae. Sépare part exonérée URSSAF et part imposable par salarié, ajoute la rubrique paie, les justificatifs et les commentaires de mission. Si un salarié a eu une correction au mois précédent, intègre la correction dans le paquet et signale-la clairement. Demande-moi les rubriques paie du cabinet si tu ne les trouves pas, et l'interface vers les données salariés. Pause-toi avant la transmission paie et attends ma validation. Envoie un résumé en Slack avec les cas litigieux, corrections et notes douteuses pour la révision finale."
Jusqu'à 80 % de coût en moins par note de frais
L'agent IA reprend la collecte des justificatifs, la ventilation TVA et le calcul des barèmes URSSAF sur chaque note de frais. La saisie de tableur disparaît, le cabinet ne traite plus que les vrais cas litigieux et le coût par dossier baisse fortement.
Du justificatif à l'indemnité conforme URSSAF
Un tableur de notes de frais copie des champs et ne calcule rien. L'agent reconnaît le motif de déplacement, applique le barème URSSAF en vigueur et ventile les justificatifs dans la bonne rubrique paie. Part exonérée, frais de représentation et part personnelle restent séparés, pour que le traitement de la paie par agent IA reprenne le résultat sans correction.
Un outil notes de frais sur tous les dossiers
Un outil notes de frais qui change d'aspect dans chaque dossier client n'est pas un outil: c'est une variante de tableur avec un nouveau logo. Minded fait tourner la même logique sur tous les dossiers, qu'ils soient en Silae, PayFit ou CEGID. En amont, l'automatisation des comptes fournisseurs fournit les pièces fournisseurs liées aux missions. Pour les remboursements aux salariés, le rapprochement bancaire logiciel propulsé par agent IA lettre les virements sortants sans reprise.
Pourquoi un agent IA plutôt qu'un tableur de notes de frais?
Un tableur ne calcule pas les barèmes et ne tient pas la mémoire du dossier. L'agent collecte les justificatifs, applique les barèmes URSSAF par salarié et prépare le paquet paie sans copier-coller. Le cabinet ne traite plus que les vrais cas litigieux.
Comment Minded applique les barèmes kilométriques et forfaitaires?
L'agent compare distance, type de véhicule et puissance fiscale aux barèmes officiels URSSAF, applique l'indemnité kilométrique correspondante et marque les cas particuliers comme covoiturage ou trajet personnel. Si le client a une politique interne différente, elle est demandée avant la passation.
Que se passe-t-il pour les frais en devise étrangère et à l'étranger?
L'agent convertit en euros au cours du jour, vérifie le justificatif et compare aux indemnités forfaitaires URSSAF par pays. La part exonérée et la part imposable sont séparées pour que la paie reprenne les bons montants et que la comptabilité conserve la pièce.
Comment l'agent transmet les notes de frais à Silae ou PayFit?
L'agent prépare le paquet de paie par salarié avec rubrique, part exonérée, part imposable et pièces justificatives, l'envoie vers Silae ou PayFit et remonte au cabinet les cas en attente. PayFit fournit aussi les données salariés pour la vérification.
Comment Minded distingue notes de frais et frais de représentation?
L'agent classe chaque pièce en frais de mission, frais de représentation ou frais professionnels selon la politique du client. Les frais de représentation demandent objet, invités et règle de TVA spécifique. Si la pièce est ambiguë, l'agent demande au collaborateur avant la passation.