L'assistant comptabilité clients qui émet, suit et lettre sans repasser sur Excel.
Laisse l'agent IA gérer ta comptabilité clients
Émettre factures
"Émets les factures clients du mois dernier pour ce dossier dans Pennylane. Reprends les contrats actifs, les bons de livraison signés et les conditions de prix négociées par client. Applique les mentions obligatoires, le numéro de TVA intracommunautaire si pertinent et le format facture électronique B2B pour les clients concernés. Si une condition de prix a changé par rapport au contrat connu, demande-moi avant l'émission. Demande-moi le modèle de facture du dossier si tu ne le retrouves pas. Pause-toi avant l'envoi de la facture au client et attends ma validation. Envoie une liste Slack des factures émises, en attente de validation et bloquées pour information manquante avec hypothèse de blocage."
Suivre encaissement
"Suis les encaissements du mois dernier pour ce dossier dans CEGID. Pour chaque facture émise, compare l'échéance prévue à la date de règlement effective et calcule le DSO du dossier. Repère les encaissements partiels et les paiements en avance. Si un client paie un montant qui ne correspond à aucune facture connue, demande-moi si je l'affecte à un acompte ou à une régularisation. Demande-moi le calendrier des échéances habituelles du dossier si tu ne le retrouves pas. Pause-toi avant tout lettrage. Envoie en Slack la liste des encaissements vus, retards constatés et acomptes non affectés pour décision du collaborateur sur ce dossier."
Lettrer comptes
"Lettre le compte client 411 du mois dernier pour ce dossier dans Sage 100c. Pour chaque encaissement bancaire, recherche la facture correspondante par référence virement, montant, libellé et tiers. Applique les motifs récurrents appris pour le dossier comme abonnements et prélèvements automatiques. Marque les encaissements partiels en lettrage partiel. Si plusieurs candidats remontent pour le même encaissement, demande-moi lequel utiliser avant le lettrage. Demande-moi le seuil d'écart toléré du cabinet en lettrage AR. Ne supprime aucun lettrage sans ma validation. Envoie une liste Slack des couples lettrés, lettrages partiels et encaissements en attente d'arbitrage."
Alimenter recouvrement
"Alimente le cycle de relance des factures impayées du mois dernier pour ce dossier dans MyUnisoft. Pour chaque facture en retard, prépare la fiche de relance: montant, ancienneté, historique du client, contacts dirigeant et signaux du dernier échange. Transmets la fiche au cycle de relance avec le ton suggéré selon la fiabilité du client. Si un litige a été signalé, demande-moi si je suspens la relance ou si je la convertis en passage en contentieux. Demande-moi la matrice de relance du cabinet si tu ne la trouves pas. Pause-toi avant l'envoi en Outlook. Envoie en Slack la liste des fiches transmises, des dossiers en attente et des litiges signalés."
Comptabilité clients automatisée par agent IA
L'agent IA émet les factures, suit les encaissements, lettre les comptes 411 et alimente le recouvrement sur chaque dossier. Le comptable clients ne traite que les arbitrages, pas la saisie ni le pointage manuel, et le coût de production baisse jusqu'à 80 % par dossier.
Une comptabilité clients qui retient les conditions
Une facture émise sans tenir compte du contrat finit par perdre une remise ou une mention obligatoire. Minded retient pour chaque client les conditions négociées: délais, modes de paiement, mentions facture électronique B2B, langues. La facture suivante arrive déjà conforme. Combine ce flux avec le logiciel de recouvrement piloté par agent IA pour boucler le cycle.
Un même cycle AR pour Pennylane, CEGID et Sage
Le cycle facturation ne se réorganise pas autour d'un ERP. La même routine AR tourne dans Pennylane, CEGID, Sage 100c, MyUnisoft, EBP ou Indy. En aval, le rapprochement bancaire par agent IA lettre les encaissements et clôt automatiquement les créances; pour les flux publics, la facturation électronique via Chorus Pro prend la suite.
Comment Minded émet-il les factures clients?
L'agent prépare chaque facture client à partir des conditions du contrat: prix unitaire, remise, conditions de paiement, mentions obligatoires et format de la facture électronique B2B. La facture est validée par le collaborateur avant envoi au client et l'écriture est passée dans l'ERP du dossier.
Que se passe-t-il pour les encaissements partiels?
L'agent reconnaît un encaissement partiel et applique le lettrage partiel sur le compte client 411. La part restant due reste suivie et alimente le cycle de recouvrement à la prochaine échéance si l'encaissement complémentaire n'arrive pas dans le délai convenu.
Comment l'agent lettre-t-il le compte client 411?
L'agent croise les encaissements du relevé bancaire avec les factures émises: référence virement, montant, libellé et historique de paiement du client. Les couples lettrés sont retenus comme motifs récurrents pour les cycles suivants et le lettrage partiel est tracé pour la révision.
L'agent gère-t-il les avoirs et factures pro forma?
Oui. Avoirs, factures pro forma et acomptes sont rattachés à la facture finale via la mémoire du dossier. Le couple facture-avoir reste tracé pour la révision et l'agent propose la régularisation comptable avant d'inscrire l'écriture dans le journal du dossier.
Le cycle AR fonctionne-t-il en multi-clients?
Oui. Le même cycle de facturation et de suivi d'encaissement tourne dans Pennylane, CEGID, Sage 100c, MyUnisoft, EBP ou Indy selon le dossier du cabinet. Le comptable clients pilote tout le portefeuille AR depuis une vue unique avec encours et alertes par dossier.