Le logiciel de comptabilité fournisseurs qui prend chaque facture du tampon au virement.
Laisse l'agent IA gérer ta comptabilité fournisseurs
Réceptionner factures
"Réceptionne les factures fournisseurs du mois dernier pour ce dossier dans Pennylane. Récupère les pièces depuis la boîte Outlook du cabinet, les EDI fournisseurs et les pièces déposées par le client. Classe reçues, en attente, refusées ou en doublon, et marque les avoirs orphelins en attente d'une facture initiale. Si une pièce arrive d'un nouveau fournisseur, demande-moi si je veux le créer ou le rattacher à un fournisseur existant. Demande-moi le format de réception habituel du dossier si tu hésites. Pause-toi avant la passation. Envoie un récap Slack des pièces réceptionnées, doublons détectés et avoirs en attente d'arbitrage pour ce dossier."
Coder la pièce
"Code les factures fournisseurs réceptionnées du mois dernier pour ce dossier dans CEGID. Applique le plan comptable du cabinet et la cartographie apprise pour ce client: comptes 606, 613, 622, 626 et centres de coût habituels. Vérifie la cohérence TVA déductible et retenue à la source. Si un fournisseur n'a jamais été codé pour ce dossier, demande-moi quel compte ouvrir ou si je veux une exception. Demande-moi un exemple de codification similaire dans le portefeuille si tu hésites. Pause-toi avant d'écrire dans le journal. Envoie une liste Slack des codes proposés, des fournisseurs nouveaux et des écarts par rapport au mois précédent pour validation."
Faire valider
"Anime le circuit de validation des factures fournisseurs codées du mois dernier pour ce dossier dans Sage 100c. Applique le workflow propre au client: validation par centre de coût, seuils de signature, double validation au-dessus d'un montant donné. Pour chaque pièce, prépare le bon de validation et alerte le valideur sur Slack ou Outlook. Si un valideur prévu est absent, demande-moi quel suppléant utiliser. Demande-moi la matrice de signature du dossier si tu ne la trouves pas. Pause-toi avant de figer la validation. Envoie en Slack la liste des factures validées, en attente, refusées et en retard pour relance directe."
Préparer règlement
"Prépare la remise SEPA des factures validées du mois dernier pour ce dossier dans MyUnisoft. Pour chaque facture, contrôle IBAN, BIC, montant, condition d'escompte, paiement partiel éventuel et marque les factures B2B au format de facture électronique réglementaire. Génère le fichier au format pain.001 et la liste des fournisseurs payés. Si une escompte est ambigu, demande-moi avant la passation. Demande-moi le calendrier de remise habituel du dossier si tu ne le trouves pas. Pause-toi avant de générer la remise et attends ma validation. Range le fichier dans Google Drive et signale en Slack les remises générées et les factures reportées."
Jusqu'à 80 % de coût de production fournisseur en moins
L'agent IA reprend la dématérialisation, la codification, la validation et la remise SEPA sur chaque dossier fournisseur. Le comptable fournisseurs ne traite plus que les vraies anomalies, pas la routine de saisie, et le cabinet peut absorber plus de dossiers sans recruter.
La validation suit le circuit du dossier
Le circuit de validation change d'un client à l'autre: TPE avec dirigeant unique, PME avec validation par centre de coût, groupe avec double signature au-dessus d'un seuil. Minded retient le workflow propre à chaque dossier et le suit sans intervention. Connecte ce flux à la gestion des factures fournisseurs pour que la lecture côté pièce alimente directement la validation.
Un cycle AP commun à Pennylane, CEGID et Sage
Un cycle fournisseur lié à un seul ERP ne sert pas le cabinet multi-clients. La même routine tourne dans Pennylane, CEGID, Sage 100c, MyUnisoft, EBP ou Indy. En aval, le rapprochement bancaire par agent IA lettre les règlements; pour les flux à trois pièces, le rapprochement à trois sécurise commande-réception-facture.
Comment Minded gère-t-il les contrats récurrents?
L'agent reconnaît les fournisseurs récurrents et les contrats associés. Pour chaque facture récurrente, il applique automatiquement le compte, le centre de coût et la rubrique TVA habituels. Les évolutions de tarif sont signalées au comptable avant validation pour ce dossier.
Que se passe-t-il pour les avoirs et factures rectificatives?
L'agent identifie un avoir, une facture rectificative ou un acompte régularisé et le rattache à la facture initiale. Le couple facture-avoir est tracé pour la révision et l'agent signale les avoirs orphelins en attente de la facture initiale pour relance client.
Comment l'agent prépare-t-il la remise SEPA?
Une fois les factures validées, l'agent prépare la remise SEPA au format pain.001 avec IBAN, BIC, montant et libellé pour chaque virement. Le comptable valide la liste et l'agent transmet la remise au format attendu par la banque ou l'outil de paiement du dossier.
L'agent gère-t-il l'escompte et les paiements partiels?
Oui. L'agent reconnaît les conditions d'escompte du fournisseur, propose un paiement partiel quand le contrat le prévoit et signale les écarts par rapport au montant initial. Le comptable arbitre avant l'inclusion dans la prochaine remise SEPA du dossier.
L'agent traite-t-il la facture électronique B2B?
Oui. Pour les flux B2B, l'agent gère le format réglementaire de la facture électronique, vérifie les mentions obligatoires et conserve la piste d'audit fiable pour le contrôle fiscal. Pour les flux publics, il alimente Chorus Pro à partir des mêmes pièces fournisseur.