Driewegmatching met AI op autopilot
De software die bestelbon, leveringsbon en factuur tegen elkaar legt zonder Excel-tracker.
Vertrouwd door
Laat de AI-agent jouw three-way match uitvoeren
Eén prompt. Meerdere tools. Echte resultaten.
Bestelbon koppelen
Laat de AI-agent jouw three-way match uitvoeren
Bestelbon koppelen
Koppel de openstaande aankoopfacturen aan de bestelbonnen voor deze klant in Octopus voor de afgelopen aankoopperiode. Voor elke factuur identificeer je de juiste bestelbon op basis van het bestelnummer, leverancier en producteenheden. Voor Peppol-orders gebruik je de UBL-order-referentie rechtstreeks. Wanneer een factuur niet aan een bestelbon kan worden gekoppeld, vraag mij of het om een aankoop zonder bestelling gaat of om een verkeerde referentie. Vraag mij waar het kantoor de bestelbon-archieven van de klant bewaart wanneer er meerdere kanalen zijn (papier, Peppol, e-procurement-portaal). Pauzeer voor je de koppelingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het koppelingsblad in Google Drive zodat de boekhouder kan nakijken.
Levering verifiëren
Verifieer de leveringen voor deze klant in Adsolut voor de gekoppelde bestelbonnen. Voor elke bestelbon controleer je of een leveringsbon werd geregistreerd en of de geleverde hoeveelheid binnen de tolerantie van de bestelde hoeveelheid valt. Voor klanten met magazijnbeheer vergelijk je met de stockbewegingen. Wanneer een levering ontbreekt of partieel is uitgevoerd, vraag mij of de openstaande hoeveelheid wordt opgevolgd of stilzwijgend afgesloten. Vraag mij waar het kantoor de leveringsbon-bewijzen bewaart wanneer het magazijn niet rechtstreeks in het pakket zit. Pauzeer voor je de verificatie afsluit en wacht op mijn goedkeuring.
Factuur matchen
Match de aankoopfacturen voor deze klant in Exact Online BE tegen de gekoppelde bestelbon en leveringsbon voor de afgelopen aankoopperiode. Voor elke factuurregel vergelijk je prijs, hoeveelheid, kortingen en btw-codering met de bestelbon en de leveringsbon. Binnen de toleranties uit de cliëntfiche wordt de boeking goedgekeurd; daarbuiten gaat de factuur naar de uitzonderingenwachtrij. Voor UBL-facturen via Peppol vergelijk je veld per veld zonder OCR. Wanneer een kortingstoekenning afwijkt van de bestelbon, vraag mij om de eindprijs te bevestigen. Vraag mij waar het kantoor de toleranties per leverancier bewaart wanneer een herziening nodig is. Pauzeer voor je de batch sluit en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het matchverslag in Google Drive.
Verschillen oplossen
Los de uitzonderingen op die uit de matching komen voor deze klant in Sage BOB 50 voor de huidige aankoopbatch. Voor elke afwijking buiten de tolerantie schrijf je de oorzaak: prijsverhoging zonder vooraankondiging, ontbrekende korting, verkeerde hoeveelheid of overlevering. Stel per geval de mogelijke acties voor: factuur weigeren, creditnota vragen, prijsverschil boeken volgens kantoorbeleid of het verschil aanvaarden voor strategische leveranciers. Wanneer een verschil structureel terugkomt, vraag mij of de tolerantie van de cliëntfiche moet worden herzien. Vraag mij waar het kantoor de leverancierscorrespondentie bewaart voor je een creditnota opvolgt. Pauzeer voor je een uitzondering boekt en wacht op mijn goedkeuring.
De beste bedrijven vertrouwen op Minded
“Each customer request used to take 4 hours of manual work across 3 different systems. Now with Minded over 80% of payment requests take less than 10 minutes and our VIP customers have never been happier.”
“We serve 40% more clients per bookkeeper with no new hires. AI files the tax forms and drafts the documentation. Each bookkeeper gets 12 hours a week back for review and advisory work.”
“We dropped Excel sheets and finance emails for automating payments and invoices for 50K restaurants. AI worked on top of SAP without migration.”
Integreer met je bestaande software
Integreer three-way match-workflows naadloos met je bestaande tools, ERP en communicatiekanalen.
Voordelen
Automatische factuurmatching met AI-agenten
Automatische factuurmatching met AI-agenten betekent dat bestelbon, leveringsbon en factuur per leverancier worden tegen elkaar gelegd voor de boeking wordt vastgelegd. Afwijkingen op aantal, prijs of
Matching binnen het boekhoudpakket
Internationale procurement-suites zijn gebouwd voor corporates en zijn overkill voor de typische klant van een Belgisch boekhoudkantoor. Minded voert de matching binnen Octopus, Adsolut, Exact Online
Eén match-flow voor Octopus, Adsolut en Sage BOB 50
Een echt kantoor heeft handelsklanten en productieklanten in verschillende boekhoudpakketten. Dezelfde matching-flow draait in elk systeem met dezelfde tolerantieregels per cliëntprofiel, zonder dat e
Activate your tools without APIs
Forget about asking your CTO to shift priorities, let your agents operate like your humans do and deliver real value to your customers from day 1.