Factuurverwerking met AI op autopilot
De software die elke factuur leest, valideert en codeert zonder OCR-stop.
Vertrouwd door
Laat de AI-agent jouw factuurverwerking uitvoeren
Eén prompt. Meerdere tools. Echte resultaten.
Facturen lezen
Laat de AI-agent jouw factuurverwerking uitvoeren
Facturen lezen
Lees de inkomende facturen voor deze klant in Octopus uit deze week. Verzamel facturen uit de mailbox Outlook, de Peppol-inbox en de mappenstructuur van de cliënt. Voor elke factuur extracteer je leveranciersnaam, ondernemingsnummer, btw-nummer, factuurnummer, datum, vervaldatum, valuta, brutobedrag en btw-codering. Voor UBL-facturen lees je de gestructureerde velden rechtstreeks zonder OCR. Wanneer een veld onleesbaar of conflicterend is met eerdere boekingen, vraag mij om te bevestigen welke waarde correct is. Vraag mij waar het kantoor de leveranciersfiches bewaart wanneer een nieuwe leverancier opduikt. Pauzeer voor je de batch klaarzet en wacht op mijn goedkeuring.
Leverancier valideren
Valideer de leveranciersgegevens voor deze klant in Adsolut voor de wachtrij van deze week. Voor Belgische leveranciers controleer je het ondernemingsnummer in de KBO; voor intracommunautaire leveranciers valideer je het btw-nummer via VIES. Vergelijk de gegevens met de bestaande leveranciersfiche en signaleer wijzigingen in naam, adres of IBAN. Wanneer een btw-nummer ongeldig is of niet meer bevestigd wordt door VIES, vraag mij of de medecontractant-regel moet worden toegepast of de factuur op de controlelijst komt. Vraag mij waar het kantoor de leveranciersfiches met IBAN en standaardcodering bewaart. Pauzeer voor je een wijziging vastlegt en wacht op mijn goedkeuring.
Duplicaten detecteren
Detecteer duplicaten in de factuurwachtrij voor deze klant in Exact Online BE voor de afgelopen aankoopperiode. Vergelijk elke nieuwe factuur met de leveranciersgeschiedenis op factuurnummer, datum, bedrag en btw-totaal. Voor identieke combinaties markeer je een mogelijk duplicaat met de eerder geboekte factuur als referentie. Herken creditnota's aan negatieve bedragen of expliciete vermelding en koppel ze aan de oorspronkelijke verkoopfactuur voor btw-correctie. Wanneer een match onzeker is, vraag mij of het om een correctie of een nieuwe factuur gaat. Vraag mij waar het kantoor de tolerantie op datum en bedrag instelt wanneer duplicaten via verschillende paden binnenkomen. Pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het matchverslag in Google Drive.
Boeking voorbereiden
Bereid het boekingsvoorstel voor de gevalideerde facturen voor deze klant in Sage BOB 50 voor de huidige boekingsperiode. Pas de coderingsregels van het kantoor toe per leverancier: grootboekrekening, btw-code, kostenplaats, project en eventueel investeringscategorie. Voor wagenkosten en gemengd gebruik pas je de aftrekverhouding toe zoals die voor deze klant is vastgelegd. Wanneer een nieuwe leverancier opduikt zonder vaste codering, vraag mij om de eerste boeking te bevestigen zodat de regel wordt opgeslagen voor volgende keer. Pauzeer voor je de boekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij om een voorbeeld uit een vorige periode wanneer een uitzondering opnieuw opduikt.
De beste bedrijven vertrouwen op Minded
“Each customer request used to take 4 hours of manual work across 3 different systems. Now with Minded over 80% of payment requests take less than 10 minutes and our VIP customers have never been happier.”
“We serve 40% more clients per bookkeeper with no new hires. AI files the tax forms and drafts the documentation. Each bookkeeper gets 12 hours a week back for review and advisory work.”
“We dropped Excel sheets and finance emails for automating payments and invoices for 50K restaurants. AI worked on top of SAP without migration.”
Integreer met je bestaande software
Integreer factuurverwerking-workflows naadloos met je bestaande tools, ERP en communicatiekanalen.
Voordelen
Tot 80% lagere kosten per ingeboekte factuur
Tot 80% lagere kosten per ingeboekte factuur ontstaan wanneer de AI-agent automatische factuurverwerking voert van Peppol-UBL en PDF tot definitieve boeking. De boekhouder behandelt uitzonderingen op
Leert de coderingsregels van jouw kantoor
Standaard OCR-tools brengen je tot aan extractie en stoppen daar. Minded leert hoe jouw kantoor coderingsregels toepast per klantprofiel: vaste grootboekrekening per leverancier, btw-code per type uit
Eén leesengine voor PDF, UBL en Mercurius
PDF, UBL via Peppol BE en overheidsfacturen via Mercurius komen langs verschillende kanalen binnen, met elk hun eigen veldenstructuur. Dezelfde leesengine behandelt alle drie en levert hetzelfde boeki
Activate your tools without APIs
Forget about asking your CTO to shift priorities, let your agents operate like your humans do and deliver real value to your customers from day 1.