Onkostenbeheer volledig geautomatiseerd met AI
De software die elke onkostennota leest, codeert en aan de Belgische aftrekregels toetst.
Vertrouwd door
Laat de AI-agent jouw onkostenbeheer uitvoeren
Eén prompt. Meerdere tools. Echte resultaten.
Bonnetjes lezen
Laat de AI-agent jouw onkostenbeheer uitvoeren
Bonnetjes lezen
Lees de onkostennota's voor deze klant in Octopus over de afgelopen week. Verzamel bonnetjes uit Outlook, de klantmailbox of de onkosten-app, herken het type uitgave (restaurant, brandstof, parking, kantoorbenodigdheden, abonnement), de leverancier, het bedrag en de btw. Vergelijk met eerdere onkostennota's om patronen te herkennen per medewerker of bestuurder. Wanneer een bonnetje onleesbaar is of het type uitgave onduidelijk, vraag mij om te bevestigen. Vraag mij waar het kantoor het kostenbeleid en de maximumbedragen per type uitgave bewaart wanneer je een bedrag wil aftoetsen. Pauzeer voor je de batch klaarzet en wacht op mijn goedkeuring.
Aftrek toepassen
Pas de Belgische aftrekregels toe op de onkostennota's voor deze klant in Adsolut voor de huidige boekingsperiode. Restaurantkosten boek je met 69% aftrekbare btw en 31% niet-aftrekbaar; receptiekosten lopen via de 50%-regel; relatiegeschenken volgen de 50-euro-grens; werkkleding is volledig aftrekbaar mits beroepskenmerk. Wanneer een uitgave dubbelzinnig is, vraag mij of het om een werklunch of een relatiegeschenk gaat. Vraag mij waar het kantoor de uitzonderingen per klant heeft vastgelegd. Pauzeer voor je de boekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring.
Wagenkost coderen
Codeer de wagenkosten voor deze klant in Exact Online BE voor de afgelopen aangifteperiode. Lees per wagen het beroepspercentage uit de cliëntfiche en pas dat toe op brandstof, onderhoud, leasing of afschrijving, verzekering en eventuele tankkaart. Voor bedrijfswagens met privégebruik bereken je het voordeel alle aard op basis van catalogusprijs, leeftijd, CO2-uitstoot en brandstoftype. Wanneer een wagen ontbreekt in de cliëntfiche, vraag mij om te bevestigen of die op naam van de klant of de bestuurder staat. Pauzeer voor je de wagenkosten vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij waar het kantoor de rittenadministratie bewaart voor controle door FOD Financiën.
Bestuurderskosten klaarzetten
Behandel de bestuurderskosten voor deze klant in Yuki BE voor de afgelopen boekingsperiode. Identificeer uitgaven met een privé-karakter of zonder duidelijke beroepsband en stel een rekening-courant-boeking voor op de R/C-bestuurder, in plaats van de uitgave als kost te boeken. Voor uitgaven die mogelijks via bezoldiging of voordeel alle aard moeten lopen, vraag mij om te beslissen voor afsluiten van het boekjaar. Vraag mij waar het kantoor de R/C-overeenkomst met de bestuurder bewaart wanneer een rentevergoeding moet worden toegepast. Pauzeer voor je de R/C-boekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring.
De beste bedrijven vertrouwen op Minded
“Each customer request used to take 4 hours of manual work across 3 different systems. Now with Minded over 80% of payment requests take less than 10 minutes and our VIP customers have never been happier.”
“We serve 40% more clients per bookkeeper with no new hires. AI files the tax forms and drafts the documentation. Each bookkeeper gets 12 hours a week back for review and advisory work.”
“We dropped Excel sheets and finance emails for automating payments and invoices for 50K restaurants. AI worked on top of SAP without migration.”
Integreer met je bestaande software
Integreer onkostenbeheer-workflows naadloos met je bestaande tools, ERP en communicatiekanalen.
Voordelen
Tot 80% lagere kosten per onkostendossier
Tot 80% lagere kosten per onkostendossier ontstaan wanneer de AI-agent het hele onkostenbeheer voert, van ticketupload tot boeking met juiste aftrekverhouding per kostentype. Wagenkosten, restauratiek
Belgische aftrekregels meegerekend
Standaard onkostentools werken met internationale aftrek-vlaggen die niet matchen met restaurant 69%, receptie 50%, autokost beroepspercentage en voordeel alle aard. Minded heeft de Belgische aftrekma
Eén onkostenflow voor Octopus, Adsolut en Yuki BE
Een echt kantoor heeft klanten in Octopus, Adsolut, Exact Online BE en Yuki BE, met soms een bestuurder die alles via privé-kaart betaalt en pas later inbrengt. Dezelfde onkostenflow draait in elk sys
Activate your tools without APIs
Forget about asking your CTO to shift priorities, let your agents operate like your humans do and deliver real value to your customers from day 1.