AP automatisering met AI op autopilot
De software die de hele leveranciersflow voert zonder mailbox uit te kammen.
Vertrouwd door
Laat de AI-agent jouw aankoopcyclus uitvoeren
Eén prompt. Meerdere tools. Echte resultaten.
Facturen verzamelen
Laat de AI-agent jouw aankoopcyclus uitvoeren
Facturen verzamelen
Verzamel de aankoopfacturen voor deze klant in Octopus over de afgelopen week. Lees de mailbox Outlook en de Peppol-inbox, herken PDF's en UBL-bestanden, extracteer leverancier, btw-nummer, factuurnummer, datum, vervaldatum, bedrag en btw-codering. Vergelijk met openstaande bestellingen en leveringsbonnen waar beschikbaar. Wanneer een veld onleesbaar of conflicterend is, vraag mij om te bevestigen of de leverancier juist herkend is. Vraag mij waar het kantoor de leveranciersfiches met IBAN, btw-nummer en standaardcodering bewaart wanneer een nieuwe leverancier opduikt. Pauzeer voor je de facturen in een batch klaarzet en wacht op mijn goedkeuring.
Boekingen coderen
Codeer de aankoopboekingen voor deze klant in Adsolut voor de afgelopen aankoopbatch. Pas de coderingsregels van het kantoor toe per leverancier: grootboekrekening, btw-code, kostenplaats, project en eventueel investeringscategorie. Voor wagenkosten en gemengd gebruik pas je de aftrekverhouding toe zoals die voor deze klant is vastgelegd. Wanneer een nieuwe leverancier opduikt zonder vaste codering, vraag mij om de eerste boeking te bevestigen zodat de regel wordt opgeslagen. Pauzeer voor je de boekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij om een voorbeeld uit een vorige periode wanneer een uitzondering opnieuw opduikt.
Goedkeuring sturen
Voer de goedkeuringsstroom voor deze klant in Exact Online BE voor aankoopfacturen boven het kantoorbeleid-bedrag. Stuur de factuur naar de juiste goedkeurder volgens kostenplaats of project en herinner aan facturen die te lang openstaan voor de vervaldatum nadert. Wanneer een factuur door twee goedkeurders moet gaan, hou je de volgorde aan zoals in het bedrijfsbeleid van de klant vastgelegd. Vraag mij wie het kantoor als back-up-goedkeurder voorstelt wanneer de primaire afwezig is. Pauzeer voor je een geweigerde factuur terugstuurt en wacht op mijn goedkeuring.
SEPA-batch klaarzetten
Zet de SEPA-betaalbatch klaar voor deze klant in Sage BOB 50 voor de openstaande aankoopfacturen die deze week vervallen. Selecteer enkel facturen die alle goedkeuringen hebben en waarvan het IBAN met de leveranciersfiche overeenkomt. Genereer een SEPA pain.001 XML met de betaaldatum, het bedrag in euro en de gestructureerde mededeling waar van toepassing. Wanneer een IBAN sinds de vorige periode is gewijzigd, vraag mij of de wijziging is bevestigd door de leverancier. Pauzeer voor de XML klaarstaat en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij of het kantoor centraal importeert in Ponto of de klant zelf laat importeren in Isabel. Bewaar de XML en het controleblad in het klantarchief.
De beste bedrijven vertrouwen op Minded
“Each customer request used to take 4 hours of manual work across 3 different systems. Now with Minded over 80% of payment requests take less than 10 minutes and our VIP customers have never been happier.”
“We serve 40% more clients per bookkeeper with no new hires. AI files the tax forms and drafts the documentation. Each bookkeeper gets 12 hours a week back for review and advisory work.”
“We dropped Excel sheets and finance emails for automating payments and invoices for 50K restaurants. AI worked on top of SAP without migration.”
Integreer met je bestaande software
Integreer AP automatisering-workflows naadloos met je bestaande tools, ERP en communicatiekanalen.
Voordelen
Tot 80% lagere verwerkingskosten per aankoopdossier
Tot 80% lagere verwerkingskosten per aankoopdossier ontstaan wanneer de AI-agent de hele AP-cyclus per klant overneemt, van Peppol-inbox tot SEPA-batch. Het kantoor behandelt enkel uitzonderingen, nee
Aansluit op Peppol en Mercurius
UBL-facturen via Peppol BE en overheidsfacturen via Mercurius lopen door dezelfde flow als PDF-facturen, in plaats van twee aparte interfaces te onderhouden. De agent leest beide formaten, valideert b
Eén AP-flow voor Octopus, Adsolut en Exact Online BE
Een echt kantoor heeft klanten in Octopus, Adsolut, Exact Online BE, Sage BOB 50 en Yuki BE en wisselt pakketten zelden. Dezelfde aankoopflow draait in elk systeem en de SEPA-batch wordt steeds op het
Activate your tools without APIs
Forget about asking your CTO to shift priorities, let your agents operate like your humans do and deliver real value to your customers from day 1.