Correspondência tripla com IA no automático
Encomenda, guia de remessa e fatura conciliadas sem ler PDF a PDF.
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Um prompt. Várias ferramentas. Resultados reais.
Procurar encomenda
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Procurar encomenda
Procura a encomenda aprovada para esta fatura do período anterior deste cliente em Primavera. Lê a fatura no Outlook do cliente, identifica fornecedor, valor e número de encomenda referenciado. Cruza com encomendas em Google Drive e no ERP. Aplica o critério para fornecedores recorrentes sem número de encomenda explícito. Se a fatura não referencia encomenda mas o fornecedor é habitual, pergunta-me se procuro pela última em aberto. Pede-me por email a lista de encomendas aprovadas pendentes se a referência não bate. Antes de marcar a encomenda como correspondida, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve a encomenda encontrada, ou marca falha se não há candidata válida.
Validar guia
Valida a guia de remessa correspondente à encomenda em Sage Portugal. Procura guia de remessa em Google Drive, no ERP ou no email do cliente. Cruza fornecedor, número de encomenda, unidades entregues e data efetiva. Aplica a tolerância do gabinete para diferenças por arredondamento, embalagem ou peso. Se há entrega parcial face à encomenda, pergunta-me como a documento: como entrega parcial ou como divergência. Pede-me por email onde guardamos as guias do cliente se não as encontras. Antes de aceitar a guia de remessa, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve a guia ligada, unidades entregues, unidades em falta e o motivo do desvio para revisão pelo contabilista certificado.
Comparar três documentos
Compara fornecedor, valor, unidades, data e tolerância entre encomenda, guia de remessa e fatura deste cliente em PHC. Aplica três critérios em paralelo: fornecedor coincide, valor dentro da tolerância acordada, unidades dentro da tolerância de entrega aprovada. Se um dos três critérios falha, marca a fatura como bloqueada e devolve o motivo concreto: preço, quantidade ou fornecedor. Aplica o critério de tolerância do gabinete para diferenças por arredondamento. Se o motivo do bloqueio é ambíguo, pergunta-me se sigo o critério histórico do gabinete. Pede-me por email a tabela de tolerâncias por categoria se este não está acessível. Antes de aplicar o estado de bloqueio no ERP, pausa e espera pela minha aprovação.
Resolver bloqueios
Resolve faturas bloqueadas no three-way match deste cliente em Toconline. Para diferenças de preço, propõe nota de crédito do fornecedor ou aceitação da diferença com aprovação. Para diferenças de quantidade, propõe ajuste de inventário com aprovação ou pedido de complemento ao fornecedor. Para fornecedor não bate, marca a fatura como suspeita e arquiva sem lançar. Aplica o critério histórico do gabinete por categoria. Se uma diferença material exige decisão executiva, pergunta-me a quem escalo no cliente. Pede-me em Outlook o contacto do interlocutor de compras do cliente se este não está arquivado. Antes de propor uma regularização ao fornecedor, pausa e espera pela minha aprovação.
Os melhores confiam na Minded
“Cada pedido de cliente costumava demorar 4 horas de trabalho manual em 3 sistemas diferentes. Agora com Minded mais de 80% dos pedidos de pagamento ficam resolvidos em menos de 10 minutos e os nossos clientes VIP nunca estiveram tão satisfeitos.”
“Servimos 40% mais clientes por contabilista sem contratar. A IA entrega os formulários fiscais e prepara a documentação. Cada contabilista recupera 12 horas por semana para revisão e consultoria.”
“Deixámos para trás as folhas de Excel e os e-mails da finança para automatizar pagamentos e faturas para 50 mil restaurantes. A IA correu em cima do SAP, sem migração.”
Integre com o seu software atual
Integre fluxos de three-way match com as suas ferramentas, ERP e canais de comunicação existentes.
Benefícios
Three-way matching automatizado por agentes de IA
Three-way matching automatizado por agentes de IA atravessa encomenda, guia de remessa, fatura recebida e bloqueios num só fluxo. O gabinete deixa de cruzar PDF a PDF para clientes com volume material
Three-way matching com critério do gabinete
Cada cliente tem tolerâncias próprias por categoria de inventário e por fornecedor. O agente memoriza essas regras por cliente e aplica-as consistentemente entre lotes, sem o gabinete reabrir a tabela
Matching no ERP, sem PDF avulso
A SERP portuguesa mostra três PDFs separados que o gabinete cruza à mão. O agente faz o three-way match dentro de Primavera, Sage Portugal, PHC, Cegid Primavera ou Toconline. Para o reconhecimento de
Activate your tools without APIs
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