Gestão de despesas sem intervenção com IA
Captura cada talão e recibo verde sem reabrir folhas de despesas dos clientes.
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Capturar talões
Deixa o agente de IA fazer as despesas
Capturar talões
Recolhe os talões do período anterior para este cliente em Moloni. Recebe imagens por email, anexos de Outlook, WhatsApp ou pasta partilhada. Extrai data, fornecedor, NIF, valor, taxa de IVA e categoria provável. Se a imagem for ilegível, marca para o cliente reenviar e regista o número de talões pendentes. Se uma despesa pode ser pessoal ou profissional, pergunta-me antes de classificar. Pede-me em Outlook a lista de cartões de empresa do cliente se não a tens. Antes de propor lançamentos no ERP, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve uma lista de talões classificados e talões em falta para o gabinete revê.
Aplicar política
Aplica a política de despesas do cliente às despesas do período anterior em PHC. Verifica plafond de refeições, limite diário de ajudas de custo, IVA dedutível em deslocações e regras específicas por categoria. Se uma despesa ultrapassa o plafond ou cai fora da política, marca para revisão e propõe o tratamento contabilístico alternativo. Se a política do cliente não é clara num caso novo, pergunta-me antes de assumir. Pede-me por email a versão atualizada da política do cliente se há indícios de alteração. Antes de aplicar regras novas em lote, pausa e espera pela minha aprovação.
Validar recibos verdes
Valida os recibos verdes recebidos do período anterior para este cliente em Sage Portugal. Para cada recibo, compara NIF, atividade declarada e regime fiscal do prestador com o histórico do cliente. Calcula a retenção na fonte aplicável segundo a categoria do recibo verde e a taxa em vigor. Se o prestador tem regime atípico ou se o valor diverge do histórico, pergunta-me antes de propor a contabilização. Pede-me a lista de prestadores recorrentes do cliente em Google Drive se não a tens. Antes de propor o lançamento da retenção na fonte, pausa e espera pela minha aprovação.
Lançar no ERP
Lança as despesas validadas do período anterior para este cliente em Primavera. Aplica a categorização contabilística aprendida do gabinete, agrupa por centro de custo e cliente final, e separa despesas dedutíveis de não dedutíveis. Se um lançamento depende de informação fora do ERP, deixa-o em rascunho com a pergunta. Pede-me em Google Drive a estrutura de centros de custo do cliente se há alterações. Antes de publicar lançamentos definitivos, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve por email um resumo com despesas lançadas, despesas em revisão e despesas bloqueadas, com motivo de cada bloqueio para revisão.
Os melhores confiam na Minded
“Cada pedido de cliente costumava demorar 4 horas de trabalho manual em 3 sistemas diferentes. Agora com Minded mais de 80% dos pedidos de pagamento ficam resolvidos em menos de 10 minutos e os nossos clientes VIP nunca estiveram tão satisfeitos.”
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Integre com o seu software atual
Integre fluxos de gestão de despesas com as suas ferramentas, ERP e canais de comunicação existentes.
Benefícios
Gestão de despesas sem folha de Excel paralela
Gestão de despesas sem folha de Excel paralela elimina a transcrição manual de talões e recibos verdes. O agente captura, classifica, valida limites e arquiva. O custo para servir cai até 80% quando o
Memoriza a política de despesas de cada cliente
Cada cliente tem a sua política: limites de ajudas de custo, plafond por categoria, IVA dedutível em deslocações e refeições. O agente guarda essa política e aplica-a em massa. Para a fase de pagament
Mapas no ERP, em vez de Excel paralelo
A SERP portuguesa está cheia de templates Excel. O agente escreve o mapa do período dentro de Primavera, Sage Portugal, PHC ou Toconline. Para o tratamento de recibos verdes do lado da remuneração, se
Activate your tools without APIs
Forget about asking your CTO to shift priorities, let your agents operate like your humans do and deliver real value to your customers from day 1.