Declaraties volledig geautomatiseerd met AI
De software die elk bonnetje codeert en de terugbetaling klaarzet zonder Excel-formulieren.
Vertrouwd door
Laat de AI-agent jouw declaraties uitvoeren
Eén prompt. Meerdere tools. Echte resultaten.
Bonnetjes herkennen
Laat de AI-agent jouw declaraties uitvoeren
Bonnetjes herkennen
Verwerk de declaraties van de afgelopen maand voor deze klant in Twinfield. Lees bonnetjes uit Outlook-bijlagen, mobiele uploads en gedeelde mappen, herken leverancier, datum, totaalbedrag, btw-tarieven, btw-bedrag en de werknemer die declareert. Vergelijk met eerdere declaraties van dezelfde medewerker en signaleer dubbele invoer. Vraag mij om het declaratiebeleid van de klant als je geen drempelbedragen vindt. Vraag mij om een voorbeeld als een bonnetje van een nieuw type onkosten komt. Voor het registreren in het declaratiesysteem pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Lever een overzicht met geregistreerde, twijfelgevallen en geblokkeerde bonnetjes voor afsluiting.
Kilometers rekenen
Bereken de kilometervergoeding voor deze klant in AFAS over de afgelopen periode. Lees de ritregistratie uit een rittenapp of declaratieformulier, controleer vertrek- en bestemmingsadres, tel zakelijke kilometers en pas het tarief van de klant toe op basis van het personeelshandboek. Onlogische ritten, dubbele invoer en privéritten markeer je voor controle. Vraag mij om de actuele tariefkaart als je geen tarief in het klantdossier vindt. Vraag mij of een nieuwe locatie als zakelijke bestemming geldt. Voor de goedkeuring van de kilometeropgave pauzeer en wacht op mijn vrijgave. Archiveer het kilometerverslag per werknemer in Google Drive.
Btw coderen
Codeer de btw op de declaraties voor deze klant in Exact Online. Pas per bonnetje de juiste aftrekregels toe: vooraftrek volgens btw-rubriek, beperking op personenauto, horeca-aftrekregel en gemengde uitgaven. Voor representatiekosten boven de fiscale drempel signaleer je het meerdere als gemengde uitgave. Vraag mij om de aftrekmatrix van het kantoor als je een rubriek niet kunt traceren. Vraag mij om een voorbeeld als de leverancier in een nieuwe categorie valt. Voor wijzigingen aan eerder geboekte declaraties pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Lever een overzicht met btw-onderbouwing per declaratie en samenvatting per rubriek.
Terugbetaling klaarzetten
Stel een terugbetaling op voor de goedgekeurde declaraties van deze klant in Moneybird voor de afgelopen periode. Bouw een SEPA-batch met IBAN, bedrag en omschrijving per werknemer, gecodeerd op de juiste grootboekrekening en kostenplaats. Vraag mij om de actuele IBAN van een werknemer als die op de werknemerskaart afwijkt van eerdere terugbetalingen. Vraag mij om de afspraken met de klant over salarisrun-terugbetaling als die niet duidelijk zijn. Voor verzending van de batch naar de bank pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Lever het terugbetalingsoverzicht in een rapport naar het loonkanaal voor verwerking in de eerstvolgende salarisrun.
De beste bedrijven vertrouwen op Minded
“Elke klantvraag kostte ons 4 uur handmatig werk over 3 verschillende systemen. Nu met Minded worden meer dan 80% van de betalingsverzoeken binnen 10 minuten afgehandeld en onze VIP-klanten zijn tevredener dan ooit.”
“We bedienen 40% meer klanten per boekhouder zonder mensen aan te nemen. AI dient de belastingformulieren in en stelt de documentatie op. Elke boekhouder krijgt 12 uur per week terug voor review en advies.”
“We lieten Excel-sheets en finance-e-mails achter ons om betalingen en facturen voor 50K restaurants te automatiseren. AI draaide bovenop SAP, zonder migratie.”
Integreer met je bestaande software
Integreer declaraties-workflows naadloos met je bestaande tools, ERP en communicatiekanalen.
Voordelen
Tot 80% lagere kosten per declaratiedossier
AI-agenten verwerken declaraties van klanten: bonnen lezen, beleid toetsen, btw uitsplitsen en boeken in het pakket. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen uitzonderi
Declaratieregels die het kantoor en de klant kennen
Standaard declaratie-apps hanteren één set regels die nooit overeenkomt met de afspraken van een specifieke klant. Minded leert per klant het beleid: kilometertarief, representatiedrempel, goedkeuring
Eén declaratieflow voor Twinfield, Exact Online en AFAS
Een boekhoudkantoor draait declaraties tegelijk in Twinfield, Exact Online, Yuki en AFAS, afhankelijk van waar de klantadministratie staat. Dezelfde declaratieroutine draait per klant in het juiste pa
Activate your tools without APIs
Forget about asking your CTO to shift priorities, let your agents operate like your humans do and deliver real value to your customers from day 1.