Logiciel de note de frais sans intervention avec IA
Fini les tableurs: le logiciel de note de frais qui produit chaque indemnité par salarié et par dossier.
Ils nous font confiance
Laisse l'agent IA gérer tes notes de frais
Un prompt. Plusieurs outils. Des résultats concrets.
Collecter justificatifs
Laisse l'agent IA gérer tes notes de frais
Collecter justificatifs
Collecte les notes de frais du mois dernier pour ce dossier dans PayFit et dans la boîte Outlook des salariés. Lis date, lieu, montant, type de dépense et TVA pour chaque justificatif. Rattache chaque pièce à la mission ou au déplacement correspondant et regroupe plusieurs justificatifs par mission. Si une pièce n'est attachée à aucune mission active, demande-moi si je veux créer une nouvelle mission ou la mettre en attente. Demande-moi la politique de remboursement du dossier si tu ne la trouves pas. Sépare clairement les notes de restauration, d'hôtel et de transport. Pause-toi avant de traiter. Envoie en Slack la liste des pièces incomplètes, doubles déclarations et factures manquantes.
Barème kilométrique
Applique les indemnités kilométriques URSSAF aux déplacements professionnels du mois dernier pour ce dossier dans CEGID. Pour chaque trajet, prends distance, puissance fiscale du véhicule et type de motorisation puis applique le barème en vigueur. Distingue trajet domicile-travail, déplacement client et tournée multi-clients. Si le contrat de travail prévoit un taux différent du barème URSSAF, demande-moi avant la passation. Demande-moi la politique kilométrique du cabinet si tu ne la trouves pas dans le dossier paie. Ne crée pas d'indemnité sans ma validation. Envoie une liste Slack des trajets avec barème appliqué, exceptions et trajets transfrontaliers.
Vérifier la note
Vérifie chaque note de frais du mois dernier dans Pennylane pour ce dossier face à la mission concernée. Compare objet du déplacement, durée, destination, moyen de transport et motif professionnel avec la demande de mission, si elle existe. Si le motif manque ou si la mission a duré plus longtemps que prévu, demande-moi si je veux relancer le salarié ou marquer la note pour arbitrage. Demande-moi une note antérieure du salarié comme référence si la note actuelle paraît inhabituelle. Pause-toi avant de figer la note dans la paie et attends ma validation. Renvoie une liste Slack des notes validées, notes en attente et motifs de blocage.
Préparer la paie
Prépare le paquet paie des notes de frais validées du mois dernier pour ce dossier dans Silae. Sépare part exonérée URSSAF et part imposable par salarié, ajoute la rubrique paie, les justificatifs et les commentaires de mission. Si un salarié a eu une correction au mois précédent, intègre la correction dans le paquet et signale-la clairement. Demande-moi les rubriques paie du cabinet si tu ne les trouves pas, et l'interface vers les données salariés. Pause-toi avant la transmission paie et attends ma validation. Envoie un résumé en Slack avec les cas litigieux, corrections et notes douteuses pour la révision finale.
Les meilleurs font confiance à Minded
“Chaque demande client nous prenait 4 heures de travail manuel sur 3 systèmes différents. Désormais, avec Minded, plus de 80 % des demandes de paiement sont traitées en moins de 10 minutes, et nos clients VIP n'ont jamais été aussi satisfaits.”
“Nous servons 40 % de clients en plus par comptable sans recruter. L'IA dépose les déclarations fiscales et rédige la documentation. Chaque comptable récupère 12 heures par semaine pour la revue et le conseil.”
“Nous avons laissé tomber les feuilles Excel et les e-mails de la finance pour automatiser les paiements et factures de 50 000 restaurants. L'IA tournait au-dessus de SAP, sans migration.”
Intégrez vos logiciels existants
Intégrez les workflows de logiciel de note de frais avec vos outils, ERP et canaux de communication existants.
Avantages
Jusqu'à 80 % de coût en moins par note de frais
L'agent IA reprend la collecte des justificatifs, la ventilation TVA et le calcul des barèmes URSSAF sur chaque note de frais. La saisie de tableur disparaît, le cabinet ne traite plus que les vrais c
Du justificatif à l'indemnité conforme URSSAF
Un tableur de notes de frais copie des champs et ne calcule rien. L'agent reconnaît le motif de déplacement, applique le barème URSSAF en vigueur et ventile les justificatifs dans la bonne rubrique pa
Un outil notes de frais sur tous les dossiers
Un outil notes de frais qui change d'aspect dans chaque dossier client n'est pas un outil: c'est une variante de tableur avec un nouveau logo. Minded fait tourner la même logique sur tous les dossiers
Activate your tools without APIs
Forget about asking your CTO to shift priorities, let your agents operate like your humans do and deliver real value to your customers from day 1.