El sistema de triple matching que coteja pedido, albarán y factura por cliente, sin doble maestro.
Deja que el agente IA lleve tu triple matching
Cargar pedidos
"Carga los pedidos activos del mes corriente para este cliente en Holded. Lee número de pedido, proveedor, artículos, cantidades, precio, fecha de pedido, fecha de entrega esperada y condiciones de pago desde el sistema de pedidos del cliente o desde su buzón de Gmail. Si un pedido llega como correo o presupuesto, pregúntame si lo registro como referencia formal o lo dejo como caso a aclarar. Pídeme la política de pedidos del despacho si no la encuentras en la carpeta del cliente. Antes de fijar nada, pausa y espera mi aprobación. Devuélveme un resumen con pedidos cargados, referencias ausentes, proveedores nuevos y casos a aclarar ordenados por importe abierto."
Cuadrar albaranes
"Cuadra los albaranes del mes corriente para este cliente en Quipu contra los pedidos activos. Por cada albarán, registra número, fecha de entrega, proveedor, cantidad entregada y diferencias frente al pedido desde el sistema del cliente o la carpeta documental compartida. Si llega una entrega parcial, pregúntame si dejo la expectativa restante para el periodo siguiente o marco el albarán a aclarar. Recupera una entrega anterior como muestra si no encuentras el patrón. Antes de contabilizar, pausa y espera mi aprobación. Devuélveme un resumen con albaranes cuadrados, entregas parciales, diferencias en cantidad y restos por entregar para el periodo siguiente."
Cazar facturas
"Caza las facturas recibidas del mes corriente para este cliente en A3 ASESOR contra pedido y albarán. Por cada factura compara proveedor, número de pedido, artículos, cantidades, precio, tipo de IVA y condiciones de pago. Aplica las tolerancias de cantidad y precio que tenga registradas el cliente. Si la factura excede la tolerancia, pausa y pregúntame si escribo al proveedor o abro un caso a aclarar. Pídeme la tabla de tolerancias del despacho si no la encuentras. Antes de contabilizar, pausa y espera mi aprobación. Devuélveme un resumen con facturas casadas, excesos de tolerancia por proveedor y casos pendientes con la siguiente acción sugerida."
Resolver diferencias
"Resuelve las diferencias abiertas de triple matching del mes corriente para este cliente en Sage Despachos. Identifica pedidos sin albarán, entregas sin factura, facturas sin referencia de pedido y excesos de tolerancia. Si un proveedor incumple tolerancia de forma reiterada, pregúntame si pauso la tolerancia para él temporalmente o implico al cliente final. Recupera una resolución comparable del mes anterior. Antes de iniciar una consulta al proveedor, pausa y espera mi aprobación. Archiva la lista de casos con tolerancias y estadística por proveedor en Google Drive, y reporta los proveedores escalados con la medida propuesta."
Triple matching automatizado por el agente IA
El agente IA carga pedidos, cuadra albaranes, caza facturas y resuelve diferencias por cliente. La verificación tres vías deja de hacerse a mano sin relajar la tolerancia, así la gestoría solo revisa excesos reales y proveedores escalados. Hasta 80% menor coste por factura verificada.
Triple matching desde el ERP del cliente, sin doble maestro
Una plataforma clásica de triple matching exige un maestro propio para proveedores, pedidos y albaranes, y duplica trabajo cuando hay muchos clientes. El agente IA vive dentro del ERP del cliente y realiza el cotejo sobre los mismos datos del procesamiento de facturas con IA, sin levantar una segunda plataforma. Para el pago, el flujo continúa en la automatización de cuentas por pagar.
Una rutina para Holded, Quipu, A3 y Sage
El triple matching sobre varios ERPs suele ser puro coste de mantenimiento. El agente IA aplica la misma rutina dentro de Holded, Quipu, A3 ASESOR y Sage Despachos, y entrega las facturas casadas al pago a proveedores con IA, con traza completa por cliente.
¿Qué clientes necesitan triple matching?
Clientes con volumen de pedidos, verificación de entrega o control interno estricto activan el triple matching para validar pedido, albarán y factura antes de contabilizar. Sectores como comercio, distribución, producción y construcción son candidatos típicos. Para clientes puros de servicios, suele bastar el procesamiento de facturas sin un cotejo formal.
¿Cómo gestiona el agente IA tolerancias de cantidad y precio?
Por cliente se registran tolerancias de cantidad y precio. Dentro de tolerancia, el agente no encubre la diferencia: la marca y abre un caso a aclarar. Cuando se supera, el triple matching pausa por completo y espera la aprobación del asesor o una consulta al cliente final antes de seguir.
¿Qué pasa con entregas parciales y facturas parciales?
Las entregas parciales se enlazan al pedido original y cada factura parcial se contrasta con las entregas previas. El agente IA verifica que la suma de facturas parciales no supere el importe del pedido y reporta las entregas pendientes para el periodo siguiente, con cantidades e importes abiertos por pedido.
¿Cómo se documenta el triple matching para una revisión externa?
Cada paso del triple matching se registra con fecha, regla aplicada y persona responsable del despacho. La traza es consultable por cliente, pedido y factura, con enlace al documento original. Intervenciones manuales y excesos de tolerancia se documentan para que la preparación de auditoría pueda reconstruir el proceso.
¿Funciona también sin sistema de pedidos formal?
Sí. Si un cliente no usa pedidos formales, el agente IA usa correos, presupuestos o contratos marco como referencia desde Gmail o Google Drive. La lógica del triple matching no cambia, solo la fuente. Si falta pedido, el agente abre un caso a aclarar en lugar de contabilizar a ciegas.