Convierte tickets, dietas y tarjetas en asientos listos para revisar sin perseguir a nadie.
Deja que el agente IA lleve tus gastos
Codificar tickets
"Codifica los tickets y gastos de empleado del mes pasado para este cliente en Holded. Lee tickets recibidos por correo, foto en Slack o subida directa, y separa importe, IVA, base, fecha y categoría. Aplica la categorización contable habitual del cliente: dietas, transporte, alojamiento, suministros, formación. Si el ticket no muestra IVA desglosado, marca como no deducible. Si la categoría no está clara, pregúntame si seguimos el criterio del mes anterior o creo una nueva. Pídeme un ejemplo de cómo el despacho codifica gastos personales discutidos. No publiques asientos sin mi aprobación. Devuélveme un resumen en Slack con tickets dudosos y categorías nuevas."
Validar dietas
"Valida las dietas y el kilometraje del mes pasado para los empleados de este cliente en A3 ASESOR. Aplica la política guardada en Google Drive: límite por tipo de viaje, importe diario, justificante mínimo y zonas exentas. Si no encuentras la política, pídeme la versión vigente. Si una dieta supera el límite o falta justificante, no la marques como aprobada. Si el kilometraje no cuadra con el origen y destino, pregúntame antes de bloquearlo. Pídeme la matriz de tarifas por tipo de empleado si no la tienes. Antes de actualizar el ERP, pausa y espera aprobación. Devuélveme un informe con dietas conformes, exceso y rechazos."
Conciliar tarjetas
"Concilia los movimientos de tarjeta de empresa del mes pasado con los tickets entregados por los empleados en Quipu. Si la tarjeta no está conectada como cuenta, pídeme conectarla antes de empezar. Empareja por importe, comercio, fecha y empleado titular. Si un movimiento no tiene ticket, márcalo como pendiente y notifica al empleado por Slack. Si el ticket es de uso personal, pregúntame el tratamiento que quiere el despacho. No cierres movimientos sin justificante sin mi aprobación. Pídeme la lista de comercios bloqueados por política si no la tienes. Devuélveme la cola de pendientes con días desde el cargo."
Preparar reembolsos
"Prepara el reembolso de gastos del mes pasado para los empleados de este cliente en Sage Despachos. Suma tickets aprobados pendientes de pago, dietas y kilometraje validados, y excluye lo cubierto por tarjeta de empresa. Genera la lista por empleado con importe a reembolsar, cuenta del banco y fecha sugerida. Si un empleado no tiene IBAN registrado o cambió de cuenta, pídemelo antes de incluirlo. Pídeme el calendario de pagos de reembolso del despacho si no lo tienes. Sin pago sin aprobación explícita: pausa antes de enviar la lista a tesorería. Devuélveme el listado y los empleados bloqueados."
Hasta 80% menor coste de servir
Hasta 80% menor coste de servir: el ahorro real está en quitar la conciliación manual de tickets contra tarjeta y la persecución de justificantes al empleado. La automatización de gastos baja el coste cuando el agente aplica la política y solo escala excepciones.
Gastos de empleado, no facturas de proveedor
Una gestión de gastos útil distingue T&E de cuentas por pagar de proveedor. El ciclo, los documentos y el aprobador cambian. Para conectar este flujo con el ciclo de proveedor, mira la automatización de cuentas por pagar, el procesamiento de facturas con IA y los pagos a proveedores con IA.
IVA deducible que el agente sabe defender
El IVA deducible se pierde cuando el ticket no llega o llega mal escaneado. El agente IA gastos tiene que separar porción deducible de la no deducible, marcar tickets sin IVA desglosado y preparar el agregado para Modelo 303. La AEAT detalla el Modelo 303 trimestral y la base de IVA; el agente alimenta la información sin reabrir el cierre.
¿Cómo organiza Minded la gestión de gastos de empleado?
Minded recoge tickets de gasto, dietas, kilometraje y movimientos de tarjeta de empresa, los clasifica por cliente, empleado, categoría y periodo, y propone la contabilización. La gestoría mantiene la revisión final antes de enviar datos a contabilidad, nómina o al circuito de reembolso.
¿Puede validar dietas y kilometraje contra la política de cada cliente?
Sí. El agente aplica reglas por cliente, centro de coste, importe, fecha, tipo de desplazamiento y documentación requerida. Señala gastos fuera de política, duplicados o incompletos, y deja preparada la evidencia para que el responsable de la gestoría decida si se acepta, se corrige o se rechaza.
¿Cómo ayuda con el IVA deducible y el Modelo 303?
Minded identifica si el justificante contiene los datos necesarios, separa bases, cuotas y conceptos, y marca gastos con IVA no deducible o dudoso. Esto facilita la revisión antes del Modelo 303 y reduce errores habituales en tickets simplificados, comidas, desplazamientos y gastos mixtos.
¿Funciona con Holded, Quipu, A3 ASESOR, Sage Despachos y Anfix?
Minded puede trabajar con carteras mixtas y adaptar el flujo según la herramienta de cada cliente. Prepara datos estructurados, adjuntos y notas de revisión para Holded, Quipu, A3 ASESOR, Sage Despachos o Anfix, evitando que el equipo tenga que rehacer criterios entre plataformas.
¿Qué control deja para auditoría de gastos y VeriFactu?
Cada propuesta conserva trazabilidad sobre documento, origen, fecha, usuario, regla aplicada y cambios realizados. Ese registro ayuda a justificar decisiones internas, revisar reembolsos de gastos y mantener una pista ordenada cuando hay comprobaciones fiscales, requisitos de conservación documental o flujos relacionados con VeriFactu.