Minded ordena obligaciones, evidencias y revisiones para que cada presentación llegue limpia.
Deja que el agente IA lleve tu cumplimiento
Calendario fiscal
"Construye el calendario fiscal del cliente para los próximos doce meses en Holded. Toma la forma jurídica, sectores de actividad, alta REDEME, tamaño SII, retenciones, declaraciones intracomunitarias y obligaciones RGPD. Genera la lista de obligaciones, AEAT, Seguridad Social, autonómico, SEPBLAC, RGPD, con vencimientos, responsables y la evidencia que cada modelo necesita. Antes de añadir un nuevo tipo de obligación a la plantilla del despacho, pausa. Devuelve el calendario en Slack con estado, responsables y los próximos tres vencimientos resaltados. Si la actividad del cliente no está clara, pregúntame si seguimos el alcance del año pasado o lo refrescamos. Pídeme dónde guardo la plantilla maestra de cumplimiento del despacho para que coincida."
Recoger evidencias
"Recoge la evidencia para la próxima presentación del cliente en A3 ASESOR. Extrae los reportes origen, transacciones soporte, contratos y aprobaciones que el modelo requiere. Compara la evidencia con la presentación anterior y marca documentos faltantes, versiones expiradas y conteos que se desviaron. Antes de guardar evidencia como definitiva, pausa. Guarda el paquete en Google Drive en la carpeta del modelo con un naming convention claro. Pídeme el paquete del periodo anterior si necesitas estructura para replicar y pregúntame qué asesor firma la evidencia antes de presentar."
Probar controles
"Prueba los controles internos del cliente este trimestre en Sage Despachos. Recorre una transacción muestra por cada control clave, segregación de funciones, umbrales de aprobación, revisión de conciliación, firma de asientos, y registra el resultado con su evidencia. Compara con el trimestre pasado y marca cualquier control que cambió de alcance, propietario o umbral. No marques ningún control como operativo sin mi aprobación. Guarda el paquete de pruebas en Google Drive con tamaño de muestra, excepciones y responsable de remediación. Pídeme la matriz de controles del despacho si no la encuentras y pregúntame si el equipo del cliente quiere pruebas de atributos o sustantivas este trimestre."
Archivar informes
"Presenta y archiva los modelos del periodo del cliente en Quipu. Cruza el modelo preparado contra el paquete de evidencia, la entrada del calendario y los resultados de pruebas de control. Antes de presentar a la AEAT o cualquier organismo, pausa. Tras la presentación, guarda el justificante, el modelo tal-como-presentado, los papeles de trabajo y el paquete de evidencia en Google Drive en la carpeta del periodo. Manda un Slack con referencia, organismo, responsable y próximo vencimiento. Pregúntame si el despacho quiere conservar el sello electrónico o solo el PDF y pídeme cómo organizar el archivo, por cliente, por periodo o por modelo."
Un calendario por cliente, no una hoja por modelo
La mayoría de gestorías corre cumplimiento desde una hoja por modelo, por cliente y por año. El agente lo colapsa en un solo calendario por cliente con la lista de obligaciones, responsables, próximos vencimientos y estado de evidencia, visible al socio en una vista.
Evidencia que llega con el modelo, no después
El gap que más duele al despacho es presentar sin evidencia. El agente recoge la evidencia en el mismo flujo que la presentación, así el audit log queda completo el mismo día que sale el modelo, no tres semanas después cuando un auditor pregunta.
Pruebas de control sin la carrera de fin de trimestre
Las pruebas de control fallan cuando se posponen a la última semana del trimestre. El agente corre walkthroughs en cadencia rodante, uno o dos controles por semana, para que el paquete trimestral esté ya 80% hecho cuando llega la revisión.
¿Cómo ayuda Minded a mantener el calendario fiscal de una cartera mixta?
Minded identifica obligaciones por cliente, las cruza con fechas de AEAT, IVA, IRPF, IS, SII y Verifactu, y genera tareas accionables para el equipo. También puede revisar carpetas y herramientas conectadas para detectar documentación pendiente antes de cada vencimiento.
¿Puede preparar evidencia de cumplimiento antes de una presentación?
Sí. El agente recopila facturas, justificantes, modelos, comunicaciones y documentos soporte desde sistemas conectados como A3 ASESOR o Google Drive. Después organiza la evidencia por cliente, periodo y obligación, dejando trazabilidad sobre qué se revisó, quién intervino y qué falta resolver.
¿Cómo encaja con controles internos trimestrales en una gestoría?
Minded puede ejecutar listas de comprobación sobre expedientes, detectar incoherencias entre contabilidad, impuestos y documentación, y señalar excepciones para revisión humana. Esto ayuda al responsable de cumplimiento a verificar controles internos sin depender solo de hojas de cálculo o recordatorios manuales.
¿Sirve para obligaciones relacionadas con RGPD y SEPBLAC?
Minded no sustituye el criterio jurídico ni la supervisión del responsable, pero puede ayudar a mantener evidencias, fechas, revisiones y documentación asociada. Por ejemplo, puede vigilar expedientes incompletos, políticas pendientes de firma o revisiones periódicas vinculadas a RGPD y prevención de blanqueo.
¿Qué herramientas puede coordinar para el informe de cumplimiento?
Puede trabajar sobre información de Holded, Quipu, A3 ASESOR, Sage Despachos, Anfix y repositorios documentales conectados. El objetivo es consolidar datos, evidencias y estado de revisión en un informe operativo, con registro de actividad para facilitar seguimiento interno y archivo.