El OCR no basta cuando proveedores, vencimientos y asientos llegan todavía a medias.
Deja que el agente IA lleve tus pagos
Codificar facturas
"Codifica las facturas del mes para este cliente en Holded. Revisa las facturas recibidas en Gmail, detecta proveedor, NIF, base imponible, IVA, retención si aplica y vencimiento. Aplica la categorización contable según el histórico del cliente y las correcciones del despacho. Si una cuenta contable no está clara, pregúntame si seguimos el criterio del mes pasado o si creo una excepción. Antes de publicar asientos, pausa y espera mi aprobación. Devuélveme un resumen en Slack con facturas dudosas, duplicadas y pendientes de documento soporte."
Verificación tres vías
"Haz triple matching de las facturas del mes contra pedido y albarán para este cliente en A3 ASESOR. Busca pedidos aprobados y albaranes en Google Drive, compara proveedor, importe, unidades, fecha y tolerancia. Si falta un albarán, pídeme dónde se guarda o a quién debo solicitarlo. Si la verificación tres vías falla por precio, cantidad o proveedor, no contabilices la factura. Espera mi aprobación antes de marcarla como conforme. Publica en Slack un informe con coincidencias, excepciones y motivo de bloqueo."
Pago SEPA
"Prepara la remesa de pago SEPA pain.001 para las facturas aprobadas del mes en Sage Despachos. Excluye facturas sin triple match, vencimientos discutidos y proveedores nuevos sin validación bancaria. Si no encuentras el umbral de aprobación del despacho, pregúntame antes de generar el fichero. Agrupa por cliente, fecha de vencimiento e IBAN. Antes de enviar nada al banco, pausa: sin pago sin aprobación explícita. Devuélveme el fichero, el listado de proveedores y cualquier cambio de cuenta bancaria detectado."
Conciliar pagos
"Concilia los pagos de proveedores del mes en Quipu contra las facturas abiertas. Si la cuenta bancaria no está conectada, pídeme que la conecte antes de empezar. Empareja remesas, transferencias individuales y comisiones bancarias con sus facturas. Cuando una referencia sea ambigua, pregúntame si priorizo proveedor, importe o fecha valor. No cierres partidas con diferencias materiales sin aprobación. Archiva justificante, factura y conciliación en Google Drive, y deja una lista de partidas abiertas."
Hasta 80% menor coste de servir
Hasta 80% menor coste de servir: el ahorro viene de quitar trabajo repetible por cliente, no de saltarse revisión. La automatización facturas reduce captura manual, pero el coste baja de verdad cuando el mismo flujo llega a pago, conciliación cuentas por pagar y archivo.
AP de extremo a extremo, sin saltos
El software cuentas por pagar típico separa OCR, aprobación, banco y ERP. Un flujo AP completo conecta captura, coding, triple matching, aprobación, pago y conciliación, con cada salto registrado. Para el cierre, enlaza este flujo con la conciliación bancaria con IA y el cierre mensual con IA.
AP que aprende el coding-style del despacho
La ia para gestorías no debería aplicar una plantilla genérica por proveedor. Debe aprender el estilo contable por cliente: cuentas habituales, tratamiento de IVA, excepciones recurrentes y criterios del asesor. Así la automatización ciclo cuentas por pagar respeta cómo trabaja tu despacho, incluso cuando la cartera mezcla sociedades y autónomos.
¿Cómo encaja la automatización cuentas por pagar en una gestoría con muchos clientes?
Minded separa bandejas, extrae datos de facturas, propone categorización contable y deja trazabilidad por cliente. El responsable revisa excepciones, no cada documento. Funciona bien cuando la cartera mezcla clientes con distintos hábitos de envío, aprobaciones internas y programas contables.
¿Puede Minded automatizar facturas recibidas desde Holded, Quipu, A3 ASESOR, Sage Despachos o Anfix?
Sí. Minded puede trabajar con documentos y datos procedentes de esas herramientas, además de correo y carpetas compartidas. El objetivo es preparar la factura con proveedor, impuestos, vencimiento, cuenta contable y estado de aprobación antes de llevarla al programa que use cada cliente.
¿Qué controla el agente IA antes de proponer un pago a proveedor?
El agente comprueba datos fiscales, duplicados, vencimientos, importes, aprobaciones pendientes y coherencia con pedido o albarán cuando existe. Para triple matching, deja marcada la diferencia y el motivo. Así el equipo decide sobre incidencias concretas, no sobre lotes enteros sin contexto.
¿Minded genera pagos SEPA pain.001 y respeta controles PSD2?
Minded puede preparar ficheros o propuestas de pago SEPA pain.001 con beneficiario, concepto, IBAN e importe validados. La autorización final queda en el circuito del cliente y en su entidad de pago. PSD2 no se sustituye, se documenta el proceso previo y las aprobaciones.
¿Qué pasa si venimos de Inmatic, Procys u Olelo?
La migración suele centrarse en mapear reglas, proveedores frecuentes, carpetas, correos y criterios contables ya utilizados. Minded no exige rehacer todo el circuito desde cero. Se revisan automatismos existentes, se mantienen los útiles y se sustituyen pasos manuales por decisiones asistidas por IA.