Reisekostenmanagement-Software vollautomatisiert mit KI
Schluss mit Excel-Vorlagen: die Reisekostenmanagement-Software, die jede Reisekostenabrechnung mandantengenau erstellt.
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Lass den KI-Agenten deine Reisekostenabrechnung erledigen
Ein Prompt. Mehrere Tools. Echte Ergebnisse.
Belege erfassen
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Belege erfassen
Erfasse die Reisekosten- und Spesenabrechnung-Belege des letzten Monats für diesen Mandanten aus Personio und dem Outlook-Eingang der Mitarbeiter. Lies Datum, Reiseziel, Betrag, Belegart und Mehrwertsteuer aus, ordne jeden Beleg der zugehörigen Auswärtstätigkeit zu und gruppiere mehrere Belege pro Reise. Wenn ein Beleg keiner aktiven Reise zugeordnet werden kann, frag mich, ob ich eine neue Reise anlege oder den Beleg in die Klärungsliste schiebe. Bitte mich um die Reiserichtlinie des Mandanten, falls du keine findest. Lege Bewirtungs- und Hotelbelege getrennt ab. Schick mir eine Übersicht in der Akte mit unklaren Belegen, Doppelmeldungen und fehlenden Rechnungen vor der weiteren Bearbeitung.
Pauschalen ansetzen
Setze für jede Reise des letzten Monats die richtigen Pauschalen in DATEV an: Verpflegungspauschale je nach Reisedauer (eintägig, mehrtägig, An- und Abreisetag), Übernachtungspauschale wenn kein Hotelbeleg vorliegt, Kilometerpauschale für nachgewiesene Privatfahrten. Vergleiche die Sätze gegen die aktuelle BMF-Tabelle und prüfe Auslandsreisen gegen die Landesgruppe. Wenn der Arbeitsvertrag des Mandanten abweichende Erstattungssätze enthält, frag mich vor dem Buchen. Bitte mich um die letzte Reisekostenrichtlinie der Kanzlei, wenn du das Dokument nicht findest. Buche nichts ohne meine Freigabe und melde Reisen mit unklaren Pauschalen, fehlenden Übernachtungsnachweisen oder grenzüberschreitenden Anteilen einzeln in der Akte zurück.
Reise prüfen
Prüfe die Reise- und Reisekostenabrechnung des letzten Monats in Lexware Office gegen den Reise-Anlass des Mandanten. Vergleiche Auswärtstätigkeit, Dauer, Zielort, Verkehrsmittel und beruflichen Anlass mit dem Reise-Antrag, sofern einer vorliegt. Wenn der Anlass fehlt oder die Reise länger als der Antrag dauert, frag mich, ob ich nachhake oder die Reise zur Klärung markiere. Hole eine ältere Abrechnung des Mitarbeiters als Vergleichsmuster, wenn die aktuelle Reise ungewöhnlich aussieht. Vor dem Festschreiben in der Lohnabrechnung pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Liefere mir am Ende eine Liste in der Akte mit geprüften Reisen, offenen Reisen und Klärgründen.
Lohn übergeben
Bereite das Lohn-Übergabe-Paket der Reisekostenabrechnungen für den letzten Monat in DATEV LODAS vor. Trenne steuerfreien und steuerpflichtigen Anteil pro Mitarbeiter, ergänze Lohnart, Belege und Reise-Kommentare. Wenn ein Mitarbeiter im Vormonat eine Korrektur hatte, ziehe die Korrektur in die aktuelle Übergabe ein und kennzeichne sie deutlich. Frag mich nach den hinterlegten Lohnarten der Kanzlei, falls du sie nicht findest, und nach der Schnittstelle zur Personio-Stammdatenpflege. Vor der Übermittlung an die Lohnabrechnung pausierst du und wartest auf meine Freigabe. Liefere eine Abrechnungs-Zusammenfassung in DATEV und melde offene Klärfälle, Korrektur-Buchungen und Zweifelsfälle der Lohnabrechnung in der Akte.
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Vorteile
Reisekostenabrechnung ohne manuelle Belegerfassung
Der KI-Agent erstellt jede Reisekostenabrechnung pro Mitarbeiter und Mandant, statt eine Vorlage je Person zu pflegen. Beleg-OCR, Pauschalen, Verpflegungsmehraufwand und Bewirtungsbeleg-Prüfung laufen
Vom Beleg zur Auswärtstätigkeit-konformen Abrechnung
Eine Reisekostenabrechnung Vorlage rechnet nichts und kontrolliert nichts: sie kopiert Felder. Der KI-Agent erkennt Reiseanlass, Auswärtstätigkeit-Dauer und Pauschalen-Anspruch und sortiert Belege jed
Ein Reisekostenabrechnung-Tool über alle Mandanten
Ein Reisekostenabrechnung-Tool, das in jedem Mandanten anders aussieht, ist kein Tool. Es ist eine Excel-Variante mit neuem Logo. Minded führt die gleiche Logik über alle Mandanten, ob sie DATEV LODAS
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